Coordina el ingreso de cada persona nueva: lista de chequeo de contratación y afiliaciones, avisos a las áreas (TI, SST, contabilidad, jefe), plan de inducción de los primeros 30 días y seguimiento de bienvenida, para que nadie llegue el primer día sin puesto, correo ni inducción.
N.º 0023 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.500.000 al mes·$6.500.000 de instalación, pago único·60 h humanas liberadas al mes·$25.000 por hora liberada
ÁreaTalento humanoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Abrir el expediente de ingreso con la lista de chequeo (contrato firmado, documentos, exámenes de ingreso, afiliaciones a EPS, AFP, ARL y caja de compensación) y perseguir cada ítem hasta cerrarlo antes de la fecha de ingreso.
—Avisar a TI (usuario, correo, equipo, accesos), a SST (inducción obligatoria y elementos de protección), a contabilidad (cuenta bancaria, centro de costo) y al jefe (plan de trabajo) con la fecha y los datos necesarios.
—Armar el plan de inducción de los primeros 30 días con la plantilla del cargo: inducción corporativa, SST, sistemas, procesos del área, mentor asignado y reuniones de seguimiento a los días 7, 15 y 30.
—Enviar el correo de bienvenida al nuevo empleado con horario, dirección, qué traer, a quién buscar y la agenda del primer día.
—Hacer la encuesta de experiencia de ingreso al día 15 y al día 30 y reportar los pendientes al jefe y a Talento humano.
—Registrar los vencimientos que nacen con el ingreso: periodo de prueba, primer examen periódico, entrega de dotación.
Qué siempre pasa a un humano
—Cualquier cambio de condiciones pactadas (salario, cargo, tipo de contrato) después de la firma: Talento humano y Jurídica.
—Afiliaciones que no se puedan completar antes del ingreso (en especial la ARL, que debe estar activa desde el primer día).
—Reembolsos o pagos al nuevo empleado por gastos de ingreso: Talento humano y contabilidad.
—Reportes del nuevo empleado sobre trato indebido, incumplimientos o dudas contractuales.
—Ingresos de personal en misión, aprendices o extranjeros, que tienen requisitos distintos.
Métricas que reporta cada mes
—Ingresos con lista de chequeo completa antes del primer día (porcentaje).
—Nuevos empleados con equipo, correo y accesos activos el día 1.
—Inducción SST realizada en la primera jornada (porcentaje).
—Satisfacción de la experiencia de ingreso a los 15 y 30 días.
—Rotación en los primeros 90 días.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Procedimiento de ingreso y lista de chequeo oficial de contratación.
—Plantillas de plan de inducción por familia de cargos y de correo de bienvenida.
—Directorio de responsables por área (TI, SST, contabilidad, jefes) y tiempos de respuesta acordados.
—Requisitos legales de afiliación (EPS, AFP, ARL desde el día anterior al ingreso, caja de compensación) y de inducción en SST (Decreto 1072 de 2015).
—Reglamento interno de trabajo, horarios, políticas de dotación y beneficios.
—Histórico de ingresos 2024-2026 y encuestas de experiencia de ingreso.
—Calendario de vencimientos derivados del ingreso (periodo de prueba, exámenes, dotación).
Reglas de operación
—Ningún ingreso se confirma sin contrato firmado, examen de ingreso y afiliaciones a EPS, AFP y ARL activas; si falta alguna, avisa a Talento humano 2 días antes.
—Se identifica como asistente de IA de Talento humano en toda comunicación con el nuevo empleado y las áreas.
—No modifica condiciones contractuales ni responde dudas jurídicas: las remite a Talento humano.
—Trata los datos del nuevo empleado (documento, salud, cuenta bancaria) como sensibles y solo los comparte con el área que los necesita.
—Toda solicitud a otra área lleva fecha límite y se persigue hasta obtener confirmación.
—La inducción en SST es obligatoria y se programa dentro de la primera jornada.
Se conecta con
Correo corporativo · Microsoft Teams / Google Workspace (creación de usuarios por TI) · Excel o software de Talento humano · Outlook / Google Calendar · WhatsApp Business
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.