Lleva la importación de punta a punta en lo documental y lo operativo: proforma, registro en la VUCE cuando aplica, coordinación con la agencia de aduanas, seguimiento del embarque, control de tiempos de nacionalización y liquidación del costo real puesto en bodega. No firma declaraciones ni define clasificación arancelaria.
N.º 0374 de 1.342 en el catálogo·3/4 grado · alta·$3.600.000 al mes·$12.600.000 de instalación, pago único·80 h humanas liberadas al mes·$45.000 por hora liberada
ÁreaCompras y abastecimientoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Revisar la factura proforma contra la orden de compra: referencias, cantidades, incoterm, puerto de embarque, moneda, forma de pago y datos del exportador.
—Armar y controlar la carpeta documental de cada embarque: proforma, factura comercial, lista de empaque, documento de transporte, certificado de origen, mandato aduanero y el registro de importación de la VUCE cuando el producto lo exija.
—Hacer seguimiento del embarque desde el ETD hasta el arribo, con la naviera o el agente de carga, y avisar cada cambio de fecha a compras, planeación y bodega.
—Controlar el reloj de la nacionalización: días libres de almacenaje y de uso del contenedor, fecha límite de presentación de la declaración y riesgo de bodegajes o demoras, con alertas anticipadas.
—Coordinar con la agencia de aduanas la información que necesita para la declaración de importación y verificar que los datos coincidan con los documentos soporte antes de que se presente.
—Liquidar el costo real puesto en bodega: valor FOB, flete, seguro, arancel, IVA, gastos de agencia, transporte interno y bodegajes; y compararlo contra el costeo estimado que se usó para decidir la compra.
—Registrar el ingreso en el ERP con el costo unitario nacionalizado y entregar a contabilidad el legajo completo para el soporte tributario.
Qué siempre pasa a un humano
—La clasificación arancelaria y la firma de la declaración de importación: son responsabilidad de la agencia de aduanas y del representante legal; el agente verifica coherencia y avisa discrepancias, no decide la subpartida.
—Diferencias entre la factura comercial y lo realmente embarcado, o facturas con valores distintos a los pactados: se detienen y se reportan a gerencia por el riesgo de sanción de la DIAN.
—Giros al exterior, cartas de crédito y cualquier anticipo al proveedor extranjero: los autoriza la gerencia financiera; el agente solo prepara la instrucción.
—Mercancía que llega con avería, faltante o marca distinta a la comprada: se documenta con acta y fotos y decide compras junto con el proveedor y la aseguradora.
—Productos que resulten requerir permiso previo, registro sanitario o visto bueno de otra entidad y no lo tengan: se detiene la nacionalización y decide la gerencia con el asesor aduanero.
Métricas que reporta cada mes
—Embarques gestionados y días promedio de arribo a levante.
—Costo de bodegajes y demoras evitado frente al histórico.
—Desviación entre el costo estimado y el costo real puesto en bodega, por embarque.
—Carpetas documentales completas al momento del levante.
—Alertas emitidas por discrepancias documentales y su resultado.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Órdenes de compra internacional vigentes con incoterms, plazos y condiciones de pago.
—Contrato de mandato con la agencia de aduanas y matriz de responsabilidades acordada.
—Histórico de subpartidas arancelarias usadas por producto, con el concepto que las sustenta.
—Estructura de costeo de importación de la empresa (plantilla de costo puesto en bodega).
—Tarifas vigentes de agencia, transporte interno, almacenaje portuario y días libres pactados con la naviera.
—Calendario de tasas: TRM, tarifas de flete y seguro de la póliza de transporte internacional.
—Requisitos de permisos previos aplicables a los productos que la empresa importa.
Reglas de operación
—No define ni cambia la subpartida arancelaria: cuando detecta una diferencia entre lo declarado y el producto real, la reporta a la agencia de aduanas y a gerencia antes del levante.
—No firma declaraciones, no autoriza giros al exterior y no aprueba el pago de facturas de la agencia o de la naviera; prepara y verifica, la firma es humana.
—No negocia fletes, tarifas ni descuentos con el agente de carga ni con el proveedor extranjero; recoge las condiciones por escrito y las traslada.
—Ningún documento soporte se ajusta ni se rehace para que “cuadre”: si la factura comercial no coincide con lo pactado o con lo embarcado, se detiene el trámite.
—Todos los tiempos críticos (arribo, días libres, vencimiento de la declaración) quedan con alerta anticipada de al menos 5 días y con destinatario nombrado.
—El costo puesto en bodega se liquida con soportes reales, nunca con estimados; si falta un soporte, el costo queda marcado como provisional.
Se conecta con
Siigo Nube (costeo e inventarios) · Portal de la agencia de aduanas y VUCE (consulta) · Correo corporativo Microsoft 365 · Rastreo de navieras y agentes de carga · Excel / SharePoint (carpeta documental por embarque)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.