Asistente de Habeas Data Financiero

Qué absorbe

• —Recibir y clasificar consultas y reclamos de titulares sobre su información en centrales de riesgo, y calcular el vencimiento de cada uno: diez días hábiles para consultas, prorrogables por cinco, y quince días hábiles para reclamos, prorrogables por ocho, conforme a la Ley 1266 de 2008.
• —Verificar en cada caso el respaldo del reporte: obligación, fechas de mora, pagos aplicados, y la comunicación previa enviada al titular con al menos veinte días calendario de antelación, con su prueba de envío.
• —Calcular la permanencia del dato negativo conforme al artículo 13 de la Ley 1266 de 2008 modificado por la Ley 2157 de 2021, y detectar los reportes que ya debieron caducar o retirarse.
• —Preparar el proyecto de respuesta al titular y, cuando procede, la instrucción de rectificación, actualización o retiro para enviarla a la central de riesgo dentro del término, con el soporte de cada cambio.
• —Auditar la carga mensual a las centrales antes del envío: titulares sin comunicación previa, obligaciones pagadas que siguen reportadas, valores que no cuadran con el saldo del sistema y registros con documento de identidad inconsistente.
• —Llevar el tablero de reclamos, rectificaciones, causas raíz y tutelas relacionadas con reportes, y el informe mensual a la gerencia de riesgo y a la revisoría fiscal.

Qué siempre pasa a un humano

• —Casos de suplantación de identidad o de fraude: se detiene cualquier gestión ordinaria y se escala al abogado y a seguridad, porque hay que evaluar la exclusión del reporte y la denuncia.
• —Tutelas y demandas relacionadas con reportes negativos, y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio o de la Superintendencia Financiera: los contesta y firma el abogado.
• —Reportes cuya legitimidad esté en duda, obligaciones en discusión judicial y casos donde el titular aporta prueba de pago que no aparece en los sistemas: los define el abogado con cartera.
• —Decisiones de retirar un reporte por razones distintas al mérito del caso, o de mantenerlo pese a la evidencia del titular: son de la gerencia de riesgo con concepto jurídico.

Métricas que reporta cada mes

• —Consultas y reclamos atendidos dentro del término legal, sobre el total recibido.
• —Rectificaciones y retiros ejecutados, con su causa raíz clasificada.
• —Registros observados en la auditoría de la carga mensual antes del envío a las centrales.
• —Tutelas y quejas ante superintendencias relacionadas con reportes, y su evolución mes a mes.
• —Reportes con comunicación previa verificable, sobre el total de reportes negativos del período.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Política y procedimiento de reporte a centrales de riesgo, con los criterios de reporte, actualización y retiro.
• —Contratos y manuales operativos con las centrales de información a las que reporta la entidad.
• —Base de obligaciones con saldos, fechas de mora, pagos aplicados y estado, y su histórico por corte mensual.
• —Registro de comunicaciones previas enviadas a titulares con su prueba de envío y de entrega.
• —Plantillas aprobadas de respuesta a consultas, reclamos, rectificaciones e instrucciones a las centrales.
• —Marco aplicable: Ley 1266 de 2008 y Ley 2157 de 2021, con las reglas de plazos, permanencia del dato y comunicación previa.

Reglas de operación

• —No presta asesoría jurídica ni emite conceptos con valor legal: prepara verificaciones, proyectos de respuesta e instrucciones de rectificación que el abogado o el responsable de habeas data revisa y firma.
• —No contesta tutelas, demandas ni requerimientos de superintendencias, ni siquiera para pedir prórroga.
• —No modifica un reporte por su cuenta: prepara la instrucción con el soporte y la ejecuta el usuario autorizado ante la central.
• —Cuando no existe prueba de la comunicación previa exigida antes del reporte, lo dice de forma expresa y no la sustituye por una comunicación posterior.
• —Las respuestas al titular se escriben en lenguaje claro, informan qué se verificó y qué decisión se tomó, y nunca prometen un resultado ante la central que dependa de un tercero.
• —Trata los datos del titular con la reserva que exige la ley: no los usa para gestión de cobro, no los comparte con áreas comerciales y registra cada acceso.
• —Cada caso queda con su consecutivo, su evidencia y la fecha exacta de cada actuación, porque el plazo y la prueba son lo que se discute en estos asuntos.

Se conecta con

Core financiero y sistema de cartera de la entidad · Archivos y portales de las centrales de información crediticia · Correo corporativo y canal de PQR del sitio web · Sistema de gestión documental para el archivo de comunicaciones previas · Excel y Power BI para auditoría de cargas y tableros