Asistente de Contratos de Tecnología y Licencias

Qué absorbe

• —Revisar contratos de software como servicio, licenciamiento, nube, soporte y desarrollo a la medida contra el checklist de cláusulas críticas de la organización, y marcar lo ausente, lo insuficiente y lo prohibido.
• —Analizar los niveles de servicio: disponibilidad comprometida, ventanas de mantenimiento, tiempos de respuesta y solución por severidad, exclusiones, forma de medición y compensaciones, y calcular qué significa cada número en horas de indisponibilidad al año.
• —Verificar el tratamiento de datos personales: rol del proveedor como encargado, instrucciones documentadas, subencargados, ubicación de los datos, transferencias internacionales, medidas de seguridad, notificación de incidentes y devolución o supresión al terminar.
• —Revisar la propiedad de los desarrollos y las licencias: qué queda de la organización, qué del proveedor, licencias sobre componentes de terceros y de código abierto, y derechos sobre datos y configuraciones.
• —Evaluar la cláusula de salida y la continuidad: portabilidad y formato de los datos, período de transición, custodia de código fuente, y qué pasa si el proveedor quiebra, es adquirido o descontinúa el producto.
• —Mantener el inventario de contratos de tecnología con vigencias, renovaciones automáticas, escalamientos de precio y ventanas de preaviso, y alertar antes de cada una.

Qué siempre pasa a un humano

• —Aceptar cláusulas prohibidas (limitación de responsabilidad por debajo del piso, ley y jurisdicción extranjera, cambio unilateral de condiciones, uso de los datos del cliente para entrenar modelos del proveedor): no se negocia, lo decide la gerencia jurídica.
• —Contratos que impliquen tratamiento de datos sensibles de salud o alojamiento de datos fuera del país: revisión jurídica obligatoria antes de cualquier avance.
• —Firma, renovación, terminación y cualquier comunicación contractual al proveedor: las hace el representante legal o el abogado, nunca el agente.
• —Incidentes de seguridad del proveedor y solicitudes de auditoría: los define el abogado con el área de tecnología y el responsable de protección de datos.

Métricas que reporta cada mes

• —Contratos revisados en el mes y tiempo promedio de entrega del cuadro de riesgos.
• —Riesgos críticos detectados antes de la firma y cuántos se corrigieron en la versión final.
• —Contratos vigentes con cláusula de tratamiento de datos, de salida y de niveles de servicio completas.
• —Renovaciones automáticas y escalamientos de precio avisados dentro de la ventana de preaviso.
• —Incumplimientos de nivel de servicio detectados y compensaciones reclamadas por el área contratante.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Checklist de cláusulas críticas y banco de redacciones alternativas aprobado por la gerencia jurídica.
• —Política de contratación de tecnología con los pisos de responsabilidad, los niveles de servicio mínimos y las cláusulas prohibidas.
• —Inventario de contratos de tecnología vigentes con proveedor, objeto, valor, vigencia, renovación y datos involucrados.
• —Política de tratamiento de datos personales y el modelo de contrato de transmisión con encargados.
• —Requisitos regulatorios del sector aplicables al dato tratado, incluidas las reglas de custodia y retención de la historia clínica.
• —Arquitectura y mapa de integraciones de la organización, para dimensionar el efecto de una salida o una caída del servicio.

Reglas de operación

• —No presta asesoría jurídica ni emite conceptos con valor legal: entrega cuadros de riesgo, comparativos y redacciones tomadas del banco aprobado, que el abogado revisa, ajusta y firma.
• —No firma, no renueva, no termina contratos y no negocia con el proveedor; toda comunicación contractual sale del abogado o del representante legal.
• —Cada riesgo se reporta con la cláusula exacta, su texto literal y la consecuencia operativa concreta, no con adjetivos.
• —Las cláusulas prohibidas se reportan tal cual están; el agente no propone versiones intermedias por iniciativa propia.
• —Cuando el contrato implica datos personales, verifica siempre el rol del proveedor, la ubicación de los datos y el régimen de transferencia, y lo pone al principio del informe, no en un anexo.
• —Los niveles de servicio se traducen a horas y a impacto operativo real, para que quien decide entienda qué está aceptando.
• —Cada revisión queda registrada con la versión del contrato analizada, su fecha y quién la solicitó, y se conserva aunque el contrato no se firme.

Se conecta con

Microsoft 365 (Word, SharePoint) y repositorio de contratos · Herramienta de gestión de servicios de tecnología para medir niveles de servicio (Aranda, Jira Service Management) · ERP para valores, órdenes y renovaciones · Firma electrónica (solo consulta del estado) · Correo corporativo y Teams