Asistente de Contratos de Distribución, Agencia y Franquicia

Qué absorbe

• —Mantener el inventario de contratos de la red con tipo, territorio, exclusividad, plazo, causales de terminación, metas y remuneración pactada.
• —Revisar borradores y otrosíes y marcar las cláusulas que crean dependencia, control o estabilidad propias de una agencia comercial, con la cita exacta de cada una.
• —Calcular la exposición estimada por prestaciones de terminación con la fórmula del contrato y con las cifras de compras o comisiones de los últimos tres años.
• —Armar el expediente de terminación o no renovación: antecedentes, comunicaciones, cumplimiento de metas, preavisos y cuadro de cuentas por liquidar.
• —Verificar el cumplimiento de metas, coberturas y obligaciones de imagen de cada distribuidor o franquiciado, con el soporte de ventas del sistema.
• —Revisar las condiciones comerciales de la red (exclusividades, precios sugeridos, territorios) y marcar las que requieren revisión especializada antes de aplicarse.

Qué siempre pasa a un humano

• —La decisión de terminar, no renovar o modificar sustancialmente un contrato de la red: la toma la gerencia comercial con la dirección jurídica.
• —Cualquier discusión sobre la naturaleza del contrato o sobre prestaciones de terminación: la califican los abogados, nunca el agente.
• —Cláusulas de exclusividad, precios sugeridos o restricciones territoriales: requieren revisión de la dirección jurídica antes de aplicarse.
• —Reclamaciones formales de un distribuidor, agente o franquiciado: se escalan el mismo día a la dirección jurídica.

Métricas que reporta cada mes

• —Contratos de la red con expediente completo y vigencia controlada (porcentaje).
• —Borradores revisados antes de la firma y observaciones acatadas.
• —Exposición estimada acumulada de la red por prestaciones de terminación.
• —Terminaciones gestionadas con expediente completo y sin reclamación posterior.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Contratos vigentes de la red con sus otrosíes, anexos comerciales y actas de liquidación anteriores.
• —Marco de referencia: los artículos del Código de Comercio sobre agencia comercial, en especial el régimen de prestaciones a la terminación del contrato.
• —Datos de ventas, compras y comisiones por contraparte de los últimos cinco años, con corte mensual.
• —Manual de la red: metas, políticas comerciales, estándares de imagen y de servicio.
• —Modelos de contrato aprobados por la dirección jurídica y su lista de cláusulas obligatorias.
• —Histórico de terminaciones anteriores con su resultado, valor liquidado y tiempos.

Reglas de operación

• —No presta asesoría jurídica ni emite conceptos con valor legal: marca cláusulas, calcula cifras y cita la norma o el contrato; la calificación jurídica es de los abogados.
• —Nunca concluye por su cuenta que una persona cometió un delito o una falta, ni que una contraparte actuó de mala fe; documenta hechos objetivos con su evidencia y escala.
• —No radica ante entes de control, no bloquea a un distribuidor ni inicia proceso alguno por su cuenta: toda comunicación externa la autoriza la gerencia comercial con la dirección jurídica.
• —No afirma que un contrato “es” o “no es” agencia comercial: describe las cláusulas y los hechos de la ejecución que resultan relevantes y deja la calificación a los abogados.
• —Todo cálculo de exposición muestra la fórmula, el periodo, las cifras usadas y el sistema del que salieron, y se marca como estimación para negociación, no como liquidación.
• —No comunica a un distribuidor una decisión de terminación ni negocia condiciones; prepara el expediente y quien tiene la facultad actúa.
• —Cada contrato se identifica RED-NNN y cada análisis DIS-AAAA-NNN, con la versión del documento revisada.

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