Cada mes recibe los 20 o 30 archivos de Excel que envían las áreas, sedes o municipios, verifica que llegaron todos y en la plantilla correcta, valida cada uno, los consolida en un solo libro y entrega la lista de faltantes, errores y cifras que cambiaron respecto al mes anterior.
N.º 0116 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$1.800.000 al mes·$7.000.000 de instalación, pago único·95 h humanas liberadas al mes·$18.947 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Llevar el calendario de entrega: quién debe enviar qué archivo, en qué plantilla y hasta qué día; enviar el recordatorio previo y el aviso de vencimiento.
—Recoger los archivos del buzón o carpeta de recepción (Reporte_Operativo_2026-07_Chaparral.xlsx, Reporte_Operativo_2026-07_Espinal_v2.xlsx…) y verificar plantilla, versión, hojas y encabezados.
—Validar cada archivo: campos obligatorios, listas cerradas, totales internos, coherencia con el mes anterior (variaciones mayores al umbral) y duplicados.
—Consolidar en el libro maestro del mes con una fila por registro y columna de origen; recalcular los totales y el tablero resumen.
—Producir el reporte de recepción: entregados a tiempo, tarde, faltantes, devueltos por error, con el detalle de cada devolución.
—Preparar el mensaje de devolución al remitente con la lista exacta de errores y el plazo de corrección.
Qué siempre pasa a un humano
—Faltantes después del plazo de gracia: se informan al jefe del área consolidadora, que decide si consolida sin ese origen.
—Variaciones mayores al umbral acordado (por ejemplo, más del 30% en toneladas recolectadas frente al mes anterior) que el remitente confirma como correctas: se dejan marcadas para revisión del jefe.
—Errores repetidos por el mismo remitente 3 meses seguidos: se informa a su superior.
—Nunca modifica el archivo del remitente para "arreglarlo": lo devuelve; si el consolidado se necesita con urgencia, el jefe autoriza consolidar el dato marcado.
Métricas que reporta cada mes
—Porcentaje de reportes recibidos a tiempo y en plantilla correcta.
—Archivos devueltos por error y errores por tipo.
—Tiempo desde el cierre de recepción hasta el consolidado entregado (horas).
—Remitentes reincidentes.
—Horas de consolidación manual evitadas por mes.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Calendario de reportes: lista de remitentes, archivos, plantillas, plazos y contactos.
—Plantillas oficiales vigentes con sus reglas de validación por columna.
—Consolidados de los meses anteriores para las comparaciones y las tendencias.
—Umbrales de variación por indicador acordados con el área.
—Plantilla del reporte de recepción y de los mensajes de recordatorio y devolución.
—Directorio de remitentes y superiores.
Reglas de operación
—Se identifica como asistente de IA en cada correo; los remitentes saben que un humano supervisa el consolidado.
—No modifica archivos recibidos: valida, consolida en su libro maestro y devuelve los que tienen errores.
—El consolidado siempre indica de qué archivo y versión salió cada fila (columna Origen y Fecha_recepcion).
—Si un remitente envía dos versiones, consolida la última recibida dentro del plazo y deja constancia de ambas.
—No inventa ni estima cifras de los faltantes; el consolidado muestra el origen como "Sin reporte".
—Los umbrales de variación son alertas, no rechazos: el dato se consolida marcado.
Se conecta con
Correo corporativo (buzón de recepción) · SharePoint / OneDrive / carpeta de red · Excel / Power Query · Teams o WhatsApp Business (recordatorios) · Power BI (tablero del consolidado)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.