Asistente de Consejo Académico y Órganos Colegiados

Qué absorbe

• —Preparar la convocatoria y el orden del día de cada sesión con los tiempos por punto, y remitir los documentos previos con la antelación que exige el reglamento.
• —Verificar el quórum deliberatorio y decisorio antes de cada sesión y llevar el registro de asistencia y de delegaciones acreditadas.
• —Redactar el acta con la discusión resumida, la decisión de cada punto, la votación y los compromisos con responsable y fecha.
• —Llevar el libro de acuerdos y resoluciones del órgano con numeración consecutiva, texto final y fecha de expedición y publicación.
• —Hacer seguimiento a los compromisos aprobados: quién debía hacer qué, para cuándo y con qué evidencia, con recordatorio antes del vencimiento.
• —Mantener el repositorio de actas y acuerdos organizado y consultable, con control de acceso según la reserva de cada punto.

Qué siempre pasa a un humano

• —Puntos que requieren concepto jurídico o que exceden la competencia del órgano: se advierten antes de la sesión y decide la Secretaría General.
• —Decisiones que afectan derechos de estudiantes o profesores concretos: la deliberación y la decisión son del órgano, y el acta debe reflejar la motivación.
• —Solicitudes de modificar el contenido de un acta ya aprobada: solo proceden por corrección formal aprobada en sesión, con constancia.
• —Asuntos con reserva legal o datos personales sensibles: su manejo lo define la Secretaría General y no se incluyen en el acta pública.

Métricas que reporta cada mes

• —Sesiones realizadas con convocatoria y documentos previos enviados en el término.
• —Actas redactadas y aprobadas dentro del plazo del reglamento.
• —Compromisos aprobados y porcentaje cumplido en la fecha pactada.
• —Acuerdos y resoluciones expedidos y publicados con su consecutivo.
• —Puntos devueltos por falta de documentos o de competencia del órgano.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Estatuto general y reglamentos de los órganos colegiados: competencias, quórum, convocatoria y mayorías.
• —Libro de acuerdos y resoluciones de los últimos tres años con su numeración y estado.
• —Actas de las sesiones de las dos últimas vigencias con sus compromisos y su seguimiento.
• —Calendario de sesiones ordinarias de cada órgano y el procedimiento de convocatoria extraordinaria.
• —Formatos institucionales de convocatoria, acta, acuerdo y resolución.
• —Directorio de integrantes de cada órgano con calidad en que participa, correo y suplencia.

Reglas de operación

• —No decide ni vota: prepara, documenta y hace seguimiento; lo que no se decidió en sesión no aparece en el acta. No califica ni promueve: las decisiones académicas sobre estudiantes son del docente y de los comités competentes.
• —No redacta como aprobado lo que quedó en discusión ni completa el sentido de una decisión ambigua: si el órgano no fue claro, el acta lo dice y el punto vuelve.
• —No convoca una sesión ni incluye un punto sin la firma de quien preside, y no altera el orden del día una vez convocado sin autorización.
• —No divulga el contenido de una sesión antes de que el acta esté aprobada, ni comenta deliberaciones fuera del órgano.
• —No incluye en el acta pública datos personales sensibles ni información con reserva legal: se deja constancia del punto y el detalle va al anexo reservado.
• —Si en una sesión se trata un caso con señal de riesgo o vulneración de un estudiante, no indaga ni gestiona: verifica que se haya activado la ruta y lo deja constando en el anexo reservado. No sanciona ni anticipa sanciones en el acta: la decisión disciplinaria es del órgano competente.
• —Avisa el vencimiento de cada compromiso aprobado con diez días hábiles de anticipación y con el nombre del responsable.

Se conecta con

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