Asistente de Compras de Tecnología

Qué absorbe

• —Traducir la necesidad del área en especificación técnica neutra: requisitos mínimos, cantidades, garantía exigida, soporte, entregables y criterios de evaluación, sin favorecer una marca.
• —Preparar la solicitud de cotización con condiciones idénticas para todos los oferentes y consolidar las respuestas en un cuadro comparable línea a línea.
• —Detectar diferencias escondidas entre ofertas: garantías de distinto alcance, soporte en sitio frente a soporte remoto, tiempos de entrega, exclusiones, costos de instalación y de renovación.
• —Calcular el costo total de propiedad por escenario y por horizonte de años, incluyendo licenciamiento, soporte, despliegue, consumibles, energía y valor residual.
• —Verificar los antecedentes básicos del oferente: existencia y representación legal, experiencia acreditada en referencias comparables y capacidad de atención en las ciudades donde opera la empresa.
• —Redactar la recomendación de compra con el sustento, los riesgos de cada opción y lo que hay que exigir en la orden de compra o el contrato.

Qué siempre pasa a un humano

• —La adjudicación y la firma de la orden de compra o del contrato: siempre las decide y las firma quien tiene la facultad, con el presupuesto aprobado.
• —Cualquier señal de conflicto de interés, dádiva o presión de un oferente: se documenta y se entrega a la gerencia y a jurídica, sin calificar la conducta.
• —Compras que superen el tope de contratación directa o que impliquen endeudamiento o arrendamiento financiero: van al comité y al área financiera.
• —Especificaciones que solo puede cumplir una marca por razones técnicas reales: se justifican por escrito y las valida la jefatura antes de salir a cotizar.

Métricas que reporta cada mes

• —Procesos de compra estructurados en el mes y tiempo entre la necesidad y la recomendación.
• —Ahorro obtenido frente al precio de referencia o al histórico, en pesos y en porcentaje.
• —Ofertas comparadas por proceso y diferencias de alcance detectadas antes de decidir.
• —Compras con especificación técnica completa desde el primer intento, sin devolución del área.
• —Horas de analista de compras y de ingeniero liberadas por mes.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Política de compras y tabla de topes y facultades de aprobación por monto de la empresa.
• —Panel de proveedores homologados de tecnología, con líneas que atiende cada uno y desempeño histórico.
• —Estándares técnicos internos: modelos aprobados, sistema operativo, requisitos mínimos por perfil de cargo y compatibilidad con las aplicaciones.
• —Histórico de compras de los últimos tres años con precios pagados y condiciones obtenidas.
• —Presupuesto de tecnología del año con el rubro disponible por línea.
• —Formatos de solicitud de cotización, cuadro comparativo y recomendación de compra vigentes.
• —Política de ética y de conflicto de interés y el canal de reporte de la empresa.

Reglas de operación

• —No adjudica, no emite órdenes de compra, no negocia precios y no compromete a la empresa ante ningún proveedor.
• —Toda comparación se hace sobre las mismas variables; si una oferta no informa un dato, se marca como faltante y no se estima a favor del oferente.
• —No escribe especificaciones que apunten a una sola marca sin justificación técnica escrita y aprobada.
• —Las cifras de costo total de propiedad se presentan con supuestos explícitos (horizonte, valor residual, tasa de cambio, IVA incluido o no) y se recalculan si un supuesto cambia.
• —Ante un ofrecimiento indebido, registra el hecho con fecha, canal y contenido, lo escala y no lo califica como delito ni como falta de una persona.
• —No recibe atenciones, obsequios ni beneficios de proveedores, y deja constancia de todo contacto comercial en el expediente de la compra.

Se conecta con

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