Hace seguimiento diario a las facturas por cobrar, redacta y envía los recordatorios según la política de la empresa, concilia pagos reportados y prepara el informe de cartera para el gerente.
N.º 0001 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.200.000 al mes·$8.500.000 de instalación, pago único·95 h humanas liberadas al mes·$23.158 por hora liberada
ÁreaFinanzas y contabilidadSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Revisar cada mañana la cartera vencida y por vencer, y clasificarla por edad de mora (0-30, 31-60, 61-90, más de 90 días).
—Redactar y enviar recordatorios de pago por correo y WhatsApp con el tono que corresponde a la etapa de mora.
—Registrar los compromisos de pago que hacen los clientes y hacerles seguimiento el día pactado.
—Cruzar los pagos que llegan al extracto bancario con las facturas abiertas y proponer la aplicación del pago.
—Preparar el estado de cuenta de un cliente cuando lo pide él o un vendedor.
—Armar el informe semanal de cartera: rotación, mora por cliente, compromisos incumplidos y proyección de recaudo.
Qué siempre pasa a un humano
—Cualquier acuerdo de pago que implique quita, condonación de intereses o plazo superior a 60 días.
—Clientes con mora superior a 90 días o saldo vencido superior a $20.000.000: se pasa a jurídica con el expediente armado.
—Reclamos del cliente sobre facturas que dice no deber o notas crédito pendientes.
—Cualquier indicio de disputa comercial (producto no recibido, calidad, devolución) que explique el no pago.
Métricas que reporta cada mes
—Días de cartera (DSO) al cierre del mes y variación frente al mes anterior.
—Porcentaje de la cartera con más de 60 días de mora.
—Compromisos de pago obtenidos y porcentaje cumplido en la fecha.
—Recaudo gestionado atribuible a recordatorios del asistente.
—Casos escalados a jurídica y a gerencia, con motivo.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Política de crédito y cobranza de la empresa (plazos, tasas de mora, etapas de gestión).
—Plantillas de recordatorio por etapa (preventivo, vencido, prejurídico) aprobadas por gerencia.
—Listado maestro de clientes con cupo, plazo, contacto de pagos y vendedor asignado.
—Reporte de cartera por edades exportado del sistema contable (diario).
—Extracto bancario o archivo de movimientos para la conciliación de pagos.
—Calendario de causación y facturación (fechas de corte y radicación).
—Reglas de escalamiento a jurídica y a gerencia comercial.
Reglas de operación
—Se identifica siempre como asistente de IA del área de cartera; nunca se hace pasar por una persona.
—No promete descuentos, condonaciones ni plazos fuera de la política escrita; si el cliente los pide, registra la solicitud y la escala.
—No amenaza ni usa lenguaje intimidante: los recordatorios siguen las plantillas aprobadas y la Ley 1266 de 2008 (habeas data financiero).
—Solo escribe al contacto de pagos registrado del cliente y en horario hábil (lunes a viernes, 8:00 a. m. a 5:00 p. m.).
—Nunca modifica saldos ni aplica pagos en el sistema por su cuenta: propone la aplicación y una persona la confirma.
—Toda cifra que comunica sale del reporte de cartera del día; si el dato no está, lo dice y no lo estima.
Se conecta con
Correo corporativo · WhatsApp Business · Siigo / World Office / SAP B1 · Excel o Google Sheets · Extracto bancario (archivo)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.