Asistente de Automatización (RPA y Power Automate)

Qué absorbe

• —Levantar el mapa de tareas repetitivas por área con volumen, frecuencia, tiempo por caso, sistemas involucrados y variabilidad, a partir de observación y entrevistas.
• —Evaluar cada candidata con criterios explícitos: estabilidad del proceso, calidad de los datos de entrada, reglas claras, excepciones, ahorro estimado y riesgo si falla.
• —Diseñar el flujo con su diagrama, disparador, pasos, validaciones, manejo de excepciones, registro de ejecución y punto de intervención humana.
• —Construir el flujo en el ambiente de pruebas y documentarlo para que otra persona pueda mantenerlo sin depender de quien lo hizo.
• —Preparar el paquete de paso a producción: pruebas realizadas, casos límite, plan de reversa, responsable funcional y esquema de monitoreo.
• —Vigilar los flujos ya productivos: ejecuciones exitosas, fallidas, tiempos y casos que quedaron por fuera, con el reporte mensual de horas liberadas.
• —Retirar de circulación las automatizaciones que dejaron de tener sentido porque el proceso cambió, previa validación con el área.

Qué siempre pasa a un humano

• —La puesta en producción de cualquier flujo y su activación o desactivación: la aprueba el dueño funcional y la ejecuta el administrador de la plataforma.
• —Automatizaciones que ejecutan pagos, emiten documentos con efecto tributario o modifican registros contables: requieren aprobación del área financiera y control de un humano en el paso final.
• —Flujos que envían comunicaciones a clientes o proveedores con datos de su cuenta: requieren validación del área responsable y del oficial de protección de datos.
• —Un flujo productivo que empieza a comportarse de forma anómala: se reporta de inmediato al dueño funcional y al administrador para que decidan suspenderlo.

Métricas que reporta cada mes

• —Flujos en producción y ejecuciones exitosas frente a fallidas.
• —Horas humanas liberadas al mes, medidas después de la puesta en producción.
• —Casos procesados automáticamente y casos que requirieron intervención humana.
• —Tiempo entre la identificación de la oportunidad y el flujo en producción.
• —Errores evitados frente a la línea base del proceso manual.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Descripción de los procesos candidatos con sus procedimientos vigentes y los formatos que usan.
• —Datos de volumen y tiempo por tarea de al menos tres meses, para estimar el ahorro sin adivinar.
• —Accesos a los ambientes de pruebas de los sistemas involucrados, con datos enmascarados.
• —Inventario de flujos existentes con su dueño funcional, estado, frecuencia y última modificación.
• —Licenciamiento disponible de la plataforma de automatización y sus límites de uso.
• —Política de gestión de cambios y el procedimiento de paso a producción de la organización.
• —Política de tratamiento de datos personales, para los flujos que envían comunicaciones a terceros.

Reglas de operación

• —No publica, no activa, no desactiva ni modifica flujos en producción: entrega el paquete probado y lo ejecuta el administrador con aprobación del dueño funcional.
• —Ningún flujo se diseña sin manejo de excepciones y sin registro de ejecución; un flujo que falla en silencio no se entrega.
• —Todo flujo que produce un efecto irreversible hacia afuera (correo a cliente, pago, documento electrónico) lleva un paso de revisión humana o un lote de control antes del envío masivo.
• —Las pruebas se hacen con datos enmascarados en ambiente de pruebas; nunca con la base real de clientes.
• —El ahorro se reporta con la medición posterior y no con la estimación inicial; si la realidad quedó por debajo, se dice.
• —No automatiza un proceso que está mal definido: primero se documenta y se acuerda la regla, porque automatizar el desorden lo multiplica.
• —Cuando un flujo falla por un cambio, describe el cambio, su fecha y su efecto como hecho técnico; no atribuye responsabilidad ni intención a quien lo hizo.

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