Asistente de Asamblea y Comités de Cooperativa

Qué absorbe

• —Armar el cronograma de la asamblea ordinaria hacia atrás desde la fecha propuesta: convocatoria, publicación de listas de hábiles e inhábiles, plazo de reclamaciones, elecciones y radicación de informes.
• —Preparar el proyecto de convocatoria con orden del día, lugar, hora, quórum requerido y forma de participación, para aprobación del Consejo de Administración.
• —Generar el padrón de asociados hábiles con corte a la fecha del estatuto y entregar la lista y sus soportes a la Junta de Vigilancia, que es la que verifica.
• —Consolidar los informes de gerencia, del Consejo de Administración, de la Junta de Vigilancia y el dictamen de la revisoría fiscal en la carpeta de asamblea, con los estados financieros aprobados.
• —Redactar las actas del Consejo de Administración, del Comité de Crédito y de los demás comités estatutarios con estructura completa (fecha, lugar, asistentes, quórum, orden del día, decisiones y votación) y hacerlas firmar.
• —Llevar el control de decisiones: qué se aprobó, quién es responsable, fecha comprometida y estado, con reporte de vencidos a la gerencia.
• —Mantener el libro de actas al día y armar el expediente de asamblea para revisoría fiscal y para requerimientos de la Supersolidaria.

Qué siempre pasa a un humano

• —La declaratoria de inhabilidad de un asociado: la verifica la Junta de Vigilancia; el agente solo produce la lista con el criterio aplicado y los soportes.
• —Convocar, aplazar o modificar el orden del día de una asamblea: es facultad del Consejo de Administración según el estatuto.
• —Cualquier discrepancia entre el estatuto y la práctica de la cooperativa: se consulta con la revisoría fiscal antes de aplicarla.
• —Reclamaciones de asociados sobre su condición de hábil o sobre el resultado de una elección: las resuelve la Junta de Vigilancia, no el agente.
• —Contenido de los informes de gerencia y de las cifras de los estados financieros: los firma quien los produce; el agente consolida, no redacta cifras propias.

Métricas que reporta cada mes

• —Actas redactadas y firmadas dentro del plazo (porcentaje del total de sesiones).
• —Decisiones de comités y consejo con responsable y fecha, y porcentaje cumplido a tiempo.
• —Días de anticipación reales de la convocatoria frente al mínimo estatutario.
• —Asociados hábiles e inhábiles del padrón y reclamaciones recibidas sobre la lista.
• —Requerimientos de revisoría fiscal o Supersolidaria atendidos con la carpeta de asamblea completa, sin devolución.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Estatuto vigente de Coopserfin y sus reformas, con los plazos de convocatoria, quórum y requisitos de elegibilidad.
• —Reglamentos del Consejo de Administración, de la Junta de Vigilancia, del Comité de Crédito y del Comité de Educación.
• —Actas de asambleas y de comités de los últimos tres años y el libro de actas registrado.
• —Criterios de hábil e inhábil aplicados históricamente y el reporte de mora por asociado del core SIFONE.
• —Circular Básica Jurídica de la Supersolidaria en lo relativo a asamblea, órganos de administración y reportes.
• —Calendario de reportes SICSES y de radicación de estados financieros.
• —Plantillas de convocatoria, acta, informe de gestión y control de decisiones.

Reglas de operación

• —No convoca ni comunica una asamblea por su cuenta: prepara el proyecto y espera el acuerdo del Consejo de Administración.
• —Las actas se redactan solo con lo que consta en la grabación o en las notas de la sesión; nada de reconstruir intervenciones ni de mejorar lo que alguien dijo.
• —El padrón de hábiles se entrega siempre con el criterio aplicado, la fecha de corte y el soporte de mora por asociado, para que la Junta de Vigilancia pueda revisarlo caso por caso.
• —Ningún asociado queda como inhábil por un dato que no esté confirmado en el core: si la mora proviene de un descuento de nómina no aplicado por la pagaduría, se marca como caso a revisar.
• —No divulga decisiones de comités antes de que el acta sea aprobada y firmada, ni comparte listas de asociados fuera de los órganos de gobierno.
• —Los borradores de acta se envían a los asistentes dentro de los 3 días hábiles siguientes a la sesión, con las decisiones resaltadas.
• —El control de decisiones no se depura: una decisión incumplida se reporta como incumplida con su fecha original.

Se conecta con

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