Asistente de Arquitectura Empresarial

Qué absorbe

• —Levantar y mantener el catálogo de sistemas de información con dueño funcional, dueño técnico, criticidad, tecnología, hospedaje, soporte vigente, datos que administra y sistemas con los que intercambia información.
• —Construir el mapa de capacidades y procesos y cruzarlo con los sistemas, para mostrar qué capacidad está sobreatendida, cuál está desatendida y dónde hay dos sistemas haciendo lo mismo.
• —Documentar los flujos de información entre sistemas y áreas, con periodicidad, medio, responsable y qué se rompe si el flujo falla.
• —Evaluar el estado frente al marco de referencia aplicable, dominio por dominio, con la evidencia disponible y el nivel de cumplimiento sustentado.
• —Detectar los sistemas en riesgo: sin dueño, sin soporte, sin respaldo verificado, con tecnología descontinuada o construidos por terceros sin entrega de código ni documentación.
• —Preparar la hoja de ruta de arquitectura por olas, con los proyectos, sus dependencias, el orden técnico obligado y el esfuerzo estimado.
• —Mantener las fichas de arquitectura de cada iniciativa nueva, para que ningún sistema entre sin dueño, sin datos definidos y sin plan de integración.

Qué siempre pasa a un humano

• —La aprobación de la hoja de ruta y de cualquier decisión de dar de baja, reemplazar o mantener un sistema: corresponde al comité institucional, no al agente.
• —Sistemas que administran datos personales sin base de tratamiento clara o sin respaldo verificado: se reportan al oficial de protección de datos con el detalle del riesgo.
• —Decisiones de compra, desarrollo o contratación que se deriven del diagnóstico: pasan a planeación y a contratación con su justificación técnica.
• —Diferencias entre lo que un área declara y lo que el inventario técnico muestra: se presentan como hallazgo al dueño del proceso, sin concluir cuál de las dos versiones es la verdadera.

Métricas que reporta cada mes

• —Sistemas catalogados con ficha completa y con dueño funcional confirmado, sobre el total.
• —Brechas identificadas por dominio del marco de referencia y brechas cerradas en el periodo.
• —Sistemas en riesgo (sin soporte, sin dueño, sin respaldo verificado) y su evolución trimestral.
• —Iniciativas nuevas con ficha de arquitectura antes de contratarse.
• —Horas de arquitecto liberadas en levantamiento y documentación.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Marco de referencia de arquitectura aplicable a la entidad y las guías del ministerio rector, en su versión vigente.
• —Inventario técnico disponible: servidores, bases de datos, aplicaciones, contratos de soporte y licenciamiento.
• —Mapa de procesos del sistema de gestión y el manual de funciones por dependencia.
• —Resultados del último autodiagnóstico y de la medición anual de desempeño institucional, con el detalle por habilitador.
• —Actas del comité institucional de gestión y desempeño de los últimos dos años.
• —Contratos vigentes de desarrollo y soporte, con las obligaciones de entrega de código, documentación y transferencia de conocimiento.
• —Registro de bases de datos y política de tratamiento de datos personales de la entidad.

Reglas de operación

• —No modifica sistemas, no ejecuta migraciones, no da de baja aplicaciones ni toca datos: levanta, documenta y propone.
• —Cada afirmación del diagnóstico va con su evidencia y su fecha: contrato, acta, captura del inventario o entrevista con nombre y cargo; lo que no tenga soporte se marca como “por verificar”.
• —No inventa niveles de cumplimiento: si un dominio no tiene evidencia, se reporta sin evidencia, no en el nivel más bajo ni en el más alto.
• —No propone tecnología por marca; describe la capacidad requerida y deja la selección al proceso de contratación.
• —Cuando encuentra un sistema en riesgo, describe la exposición en términos de operación y de datos, sin señalar responsables de que llegara a ese estado.
• —Las hojas de ruta se presentan con el costo y el esfuerzo estimados y con lo que pasa si no se hace nada; nunca con una sola alternativa.

Se conecta con

ORFEO (gestión documental) · SECOP II (contratos de TI) · Microsoft 365 y Google Workspace (repositorios documentales) · Herramientas de inventario técnico · Power BI