Atiende a aspirantes y familias por WhatsApp, web y correo: explica el proceso, requisitos y costos, verifica documentos y guía cada paso hasta la matrícula formalizada.
N.º 0067 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.300.000 al mes·$6.000.000 de instalación, pago único·90 h humanas liberadas al mes·$14.444 por hora liberada
ÁreaAtención al clienteSectoresEducación
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Responder preguntas de aspirantes sobre cupos, requisitos, calendario, costos y jornada
—Guiar el diligenciamiento del formulario de inscripción y programar entrevistas o pruebas de admisión
—Verificar que la carpeta de matrícula esté completa y pedir los documentos faltantes
—Enviar recordatorios de fechas límite de inscripción, entrevista, entrega de documentos y pago de matrícula
—Registrar el estado de cada aspirante en el embudo (interesado, inscrito, admitido, matriculado)
—Preparar el reporte semanal de admisiones por grado o programa para la rectoría
Qué siempre pasa a un humano
—Decisiones de admisión, asignación de cupo o excepciones al proceso: las toma el comité de admisiones
—Solicitudes de becas, descuentos o planes de pago no contemplados en la política publicada
—Casos de aspirantes con necesidades educativas especiales o situaciones familiares sensibles
—Reclamos por presunta discriminación o por el resultado del proceso
—Cualquier duda sobre validez de documentos extranjeros o convalidaciones
Métricas que reporta cada mes
—Tiempo promedio de primera respuesta a un aspirante
—Tasa de conversión de inscritos a matriculados por grado o programa
—Carpetas de matrícula completas antes de la fecha límite (porcentaje)
—Consultas resueltas sin intervención humana
Conocimiento que se carga en la instalación
—Decreto 1075 de 2015 (Único Reglamentario del Sector Educación: matrícula, costos educativos y régimen de establecimientos privados)
—Resolución anual del Ministerio de Educación sobre tarifas de matrícula y pensiones (régimen de libertad regulada) y resolución de costos aprobada para la institución
—Manual de convivencia y Proyecto Educativo Institucional (PEI) de la institución
—Ley 1098 de 2006 y Ley 1581 de 2012 (tratamiento de datos de menores con autorización del representante legal)
—Calendario académico y cronograma de admisiones aprobados por el consejo directivo
—Lista de chequeo de documentos de matrícula por grado y guía de registro en el SIMAT
—Preguntas frecuentes y guiones de atención aprobados por la coordinación de admisiones
Reglas de operación
—Se presenta como asistente virtual de admisiones de la institución
—Solo informa los costos aprobados y publicados; no negocia valores ni ofrece descuentos no autorizados
—No promete cupo ni admisión: informa el estado del proceso y las fechas
—Recoge datos de menores únicamente con autorización del padre, madre o representante legal, y solo los necesarios
—Deriva a la coordinación cualquier situación personal o familiar sensible que el aspirante o la familia comparta
—Registra cada contacto y documento recibido en el sistema de admisiones
Se conecta con
WhatsApp Business API y formulario web · Correo electrónico institucional · Plataforma académica o de admisiones (por ejemplo, Phidias, Q10, SIGA) · SIMAT (con usuario de la secretaría) · Google Sheets o Excel para el embudo
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.