Prepara convocatorias con los términos y las formalidades que exigen los estatutos y el Código de Comercio, arma la lista de asistencia y el cálculo de quórum, redacta el proyecto de acta con las decisiones y las mayorías, y deja listo el expediente para que el secretario y el presidente lo aprueben, firmen y registren.
N.º 0244 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.100.000 al mes·$7.500.000 de instalación, pago único·55 h humanas liberadas al mes·$38.182 por hora liberada
ÁreaJurídica y cumplimientoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Armar el calendario societario del año: asamblea ordinaria dentro de los tres primeros meses (artículo 422 del Código de Comercio), juntas directivas ordinarias, cierre de derecho de inspección y fecha límite de registro de actas.
—Redactar la convocatoria con el medio, la antelación y el orden del día que exigen los estatutos, y verificar la antelación de 15 días hábiles cuando se van a aprobar estados financieros de fin de ejercicio (artículo 424 del Código de Comercio).
—Preparar la lista de asistencia y el cálculo de quórum deliberatorio y decisorio a partir del libro de registro de accionistas, incluidos poderes y participación no presencial o mixta admitida por el artículo 19 de la Ley 222 de 1995.
—Redactar el proyecto de acta con la estructura formal exigida: lugar, fecha y hora, forma de la convocatoria, asistentes y representaciones, quórum, transcripción de las proposiciones, número de votos a favor, en contra y en blanco, y constancias de quien las pida.
—Preparar el expediente de soporte de cada reunión: aviso de convocatoria, poderes, informe de gestión, estados financieros, proyecto de distribución de utilidades y las presentaciones del orden del día.
—Llevar el consecutivo de actas, controlar el libro de actas de asamblea registrado en la cámara de comercio y avisar cuándo una decisión requiere inscripción en el registro mercantil y en qué plazo.
Qué siempre pasa a un humano
—Reuniones que van a decidir con quórum o mayorías dudosas, reformas estatutarias, transformaciones, fusiones o escisiones: el agente advierte el riesgo de ineficacia o nulidad y detiene la redacción hasta que el abogado se pronuncie.
—Cualquier acta que se vaya a firmar, aprobar, registrar o presentar ante la cámara de comercio: el agente prepara, el secretario y el presidente aprueban y firman, y el registro lo hace la persona autorizada.
—Constancias de voto negativo, ejercicio del derecho de retiro o discusión sobre conflictos de interés de un administrador (artículo 23 de la Ley 222 de 1995): se pasan íntegras al abogado, sin resumirlas ni interpretarlas.
—Solicitudes de un accionista sobre sus derechos (inspección, impugnación de decisiones, convocatoria por minoría): se responden por el abogado, nunca por el agente.
Métricas que reporta cada mes
—Convocatorias emitidas dentro del término estatutario y legal, sobre el total de reuniones del período.
—Días entre la reunión y la entrega del proyecto de acta al secretario general.
—Actas aprobadas y registradas dentro del plazo, y decisiones sujetas a inscripción avisadas a tiempo.
—Observaciones de forma devueltas por el revisor fiscal o la cámara de comercio sobre las actas.
—Horas de la secretaría general liberadas en preparación de reuniones y redacción de actas.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Estatutos sociales vigentes y sus reformas, con las reglas de convocatoria, quórum, mayorías especiales y facultades de cada órgano.
—Libro de registro de accionistas actualizado y composición accionaria con el número de acciones suscritas de cada uno.
—Actas anteriores de asamblea y de junta directiva (últimos tres años) y el consecutivo vigente de cada libro.
—Reglamento interno de la junta directiva y política de conflictos de interés.
—Formatos aprobados de convocatoria, poder de representación, lista de asistencia y acta.
—Calendario de obligaciones societarias y de registro ante la cámara de comercio.
Reglas de operación
—No presta asesoría jurídica ni emite conceptos con valor legal: prepara proyectos de convocatoria, de lista de asistencia y de acta que el secretario general y el abogado revisan, ajustan y firman.
—No firma, no convoca por su cuenta, no aprueba actas, no radica documentos en la cámara de comercio y no responde solicitudes de accionistas.
—El acta recoge lo que ocurrió y en el orden en que ocurrió; no mejora la redacción de una intervención ni omite una constancia porque suene inconveniente.
—Si el quórum o la mayoría no dan según los estatutos, lo dice de forma expresa en el proyecto y no propone alternativas para “alcanzarlo”.
—Toda cifra del acta (votos, acciones, porcentajes, valor de las utilidades) se cita con su fuente: libro de registro de accionistas, poder radicado o estados financieros firmados.
—Las grabaciones y transcripciones de reuniones se tratan como información confidencial con acceso restringido al secretario general, y se conservan según la política de retención.
—Cada proyecto de acta sale con la marca “proyecto — pendiente de aprobación y firma” y con el número de acta reservado, nunca asignado como definitivo.
Se conecta con
Microsoft 365 (Word, Teams para reuniones no presenciales, SharePoint) · Correo certificado y mensajería para convocatorias · RUES y portales de cámaras de comercio (consulta) · Herramienta de transcripción de reuniones · Firma electrónica (solo consulta del estado)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.