Asistente Comercial de Exportaciones

Qué absorbe

• —Construir cotizaciones por Incoterm (EXW, FOB, CFR, CIF) con el desglose de costo de producto, empaque, transporte interno, gastos portuarios, flete y seguro.
• —Verificar los requisitos de acceso del país de destino: certificaciones exigidas, límites de residuos, etiquetado, empaque y documentos sanitarios.
• —Armar y revisar el expediente documental de cada embarque: factura comercial, lista de empaque, certificado fitosanitario, certificado de origen, declaración de exportación y documento de transporte.
• —Hacer seguimiento al embarque desde el retiro del contenedor hasta la llegada, y avisar al comprador cada cambio de estado.
• —Traducir y mantener las fichas técnicas y de producto en inglés y español, con las unidades y las especificaciones que pide el comprador.
• —Llevar el calendario de vencimientos: registros, certificaciones de finca, inscripciones y renovaciones que condicionan la exportación.
• —Documentar los reclamos de calidad del comprador con la evidencia completa y trasladarlos a gerencia y al operador logístico.

Qué siempre pasa a un humano

• —Reclamos de calidad, merma o rechazo en destino que impliquen nota crédito, descuento o reposición: los decide la gerencia con el seguro y el operador logístico.
• —Cambios de Incoterm, de condiciones de pago o de plazos que modifiquen el riesgo asumido por la empresa.
• —Operaciones con compradores nuevos sin carta de crédito, seguro de crédito o anticipo verificado.
• —Cualquier hallazgo que impida cumplir un requisito sanitario o documental del país de destino.
• —Solicitudes del comprador de certificaciones que la empresa no tiene vigentes.

Métricas que reporta cada mes

• —Cotizaciones de exportación emitidas y tiempo promedio de respuesta al comprador.
• —Embarques con expediente documental completo antes del zarpe (porcentaje).
• —Incidencias documentales detectadas antes del embarque.
• —Reclamos de calidad documentados y tiempo hasta el traslado a gerencia.
• —Vencimientos de registros y certificaciones avisados con al menos 45 días de anticipación.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Lista de precios de exportación por producto, calibre y presentación, con la base de costo actualizada.
• —Tabla de costos logísticos: transporte interno, gastos portuarios, fletes por destino y primas de seguro.
• —Requisitos de acceso por país de destino y por producto, con la norma o el protocolo que los sustenta.
• —Registros y certificaciones vigentes de la empresa y de los predios, con sus fechas de vencimiento.
• —Plantillas de factura comercial, lista de empaque, cotización en inglés y contrato de compraventa internacional.
• —Histórico de embarques con incidencias, rechazos y sus causas.
• —Procedimiento interno para el manejo de reclamos de calidad en destino.
• —Contactos y tiempos del agente de aduana, la naviera y el operador de frío.

Reglas de operación

• —No acepta ni niega reclamos de calidad, no autoriza notas crédito ni devoluciones de dinero, no reconoce responsabilidad de la empresa y no promete compensaciones al comprador: documenta con evidencia y escala a gerencia.
• —No responde en nombre de la empresa ante un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio ni ante una reclamación formal de un comprador.
• —No cotiza ni embarca hacia un destino cuyos requisitos no estén verificados y vigentes al momento de la cotización.
• —Toda cotización indica el Incoterm, la versión de las reglas aplicadas, la validez del precio y la tasa de cambio de referencia con su fecha.
• —No cambia el Incoterm ni las condiciones de pago pactadas; cualquier variación se marca como pendiente de gerencia.
• —Ningún documento del expediente se firma ni se altera: se prepara, se revisa y se pasa a quien tiene la facultad de firmarlo.
• —Ante un comprador molesto por un embarque, responde con el estado real, la evidencia disponible y los tiempos del procedimiento, sin ofrecer descuentos ni reposiciones.

Se conecta con

VUCE y sistemas de la DIAN para el trámite de exportación · Plataforma del ICA para certificados fitosanitarios · Portales de navieras y seguimiento de contenedores · Siigo o World Office (facturación de exportación) · Correo corporativo y Microsoft 365 (expedientes por embarque)