Convierte los correos y mensajes de clientes en cotizaciones formales con la lista de precios y las condiciones vigentes, hace seguimiento a cada propuesta enviada y mantiene al día el embudo comercial del equipo de ventas.
N.º 0014 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.200.000 al mes·$8.500.000 de instalación, pago único·100 h humanas liberadas al mes·$22.000 por hora liberada
ÁreaComercial y ventasSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Leer las solicitudes de cotización que llegan por correo, WhatsApp o formulario, extraer productos, cantidades, ciudad y plazo, y preparar la cotización en la plantilla oficial con precios, descuentos por volumen, IVA, plazo de entrega y condiciones de pago.
—Verificar en el maestro si el cliente es nuevo o tiene crédito aprobado, y aplicar la condición de pago que corresponde.
—Hacer seguimiento a cada cotización enviada: recordatorio a los 3 días, llamada o mensaje a los 7 y aviso al vendedor antes de que venza la vigencia.
—Mantener el embudo actualizado (enviada, en negociación, aceptada, perdida con motivo) y entregar el reporte semanal por vendedor.
—Convertir las cotizaciones aceptadas en orden de pedido interna con los datos completos para producción o despacho.
—Responder preguntas frecuentes de clientes sobre tallas, materiales, tiempos de entrega y cobertura.
Qué siempre pasa a un humano
—Descuentos por encima del autorizado en la tabla de volumen o plazos de pago distintos de los del maestro: los decide el gerente comercial.
—Clientes nuevos que piden crédito: pasa al estudio de crédito de Cartera.
—Solicitudes de productos fuera de catálogo o con especificaciones especiales que requieren cotización de producción.
—Reclamos sobre cotizaciones anteriores, pedidos entregados o calidad.
—Cualquier propuesta superior a $50.000.000 antes de IVA: revisión y firma del gerente comercial.
Métricas que reporta cada mes
—Tiempo promedio entre solicitud y envío de cotización.
—Cotizaciones enviadas, aceptadas y tasa de conversión por vendedor.
—Seguimientos realizados a tiempo (3 y 7 días).
—Valor del embudo abierto y cotizaciones por vencer.
—Motivos de pérdida más frecuentes.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Lista de precios vigente por producto y tabla de descuentos por volumen.
—Plantilla oficial de cotización y condiciones comerciales (vigencia, entrega, pago, garantía).
—Maestro de clientes con condición de pago, cupo, vendedor asignado y contacto.
—Catálogo con fichas técnicas, tallas, colores y tiempos de producción.
—Embudo comercial y cotizaciones de los últimos 12 meses.
—Guion de seguimiento y manual de estilo comercial.
—Política de fletes y cobertura por ciudad.
Reglas de operación
—Se identifica como asistente de IA del área comercial en toda comunicación con clientes, y siempre indica el vendedor humano responsable.
—Cotiza únicamente con la lista de precios y la tabla de descuentos vigentes; no ofrece descuentos ni plazos adicionales.
—Clientes nuevos: 50% de anticipo y saldo contra entrega, salvo aprobación de crédito por Cartera.
—Toda cotización lleva vigencia de 15 días calendario y consecutivo único COT-AAAA-NNN.
—No promete fechas de entrega inferiores al plazo estándar sin confirmación escrita de producción.
—Registra cada seguimiento y cada respuesta del cliente en el embudo el mismo día.
Se conecta con
Correo corporativo · WhatsApp Business · CRM (HubSpot, Zoho, Bitrix24) o Excel · Siigo / World Office / Alegra (maestro de clientes y precios) · Formulario web
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.