Revisa concepto por concepto las retenciones practicadas en el mes, corrige lo que quedó mal antes de declarar, prepara el borrador del formulario 350 con su papel de trabajo y emite los certificados que los proveedores reclaman.
N.º 0176 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.400.000 al mes·$8.800.000 de instalación, pago único·85 h humanas liberadas al mes·$28.235 por hora liberada
ÁreaFinanzas y contabilidadSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Revisar todas las retenciones del mes contra la matriz de conceptos: tarifa, base gravable, base mínima en UVT y condición de declarante del beneficiario.
—Detectar pagos que debieron tener retención y no la tuvieron, y retenciones aplicadas a conceptos o sujetos que no correspondían.
—Verificar el RUT de los beneficiarios para confirmar responsabilidades, régimen y condición de autorretenedor o de contribuyente del régimen simple.
—Preparar el papel de trabajo del mes por concepto, con el detalle de terceros, bases y valores que sustenta cada renglón del formulario.
—Armar el borrador de la declaración mensual de retenciones y cruzarlo contra la contabilidad, dejando explicada cualquier diferencia.
—Emitir los certificados de retención en la fuente y de retención de IVA y atender las reclamaciones de los proveedores sobre valores certificados.
Qué siempre pasa a un humano
—Pagos al exterior sin retención practicada o con tarifa dudosa, porque involucran normas de fuente y convenios para evitar la doble imposición.
—Retenciones dejadas de practicar en meses ya declarados, porque implican corregir la declaración y asumir sanción e intereses.
—Conceptos donde la calificación del pago sea discutible y el valor supere el umbral de materialidad acordado.
—Cualquier decisión de presentar la declaración sin pago total, por el efecto del artículo 580-1 del Estatuto Tributario.
Métricas que reporta cada mes
—Valor declarado por concepto y su variación frente al mes anterior.
—Errores de retención detectados y corregidos antes de declarar, en número y valor.
—Diferencia entre el borrador del formulario y los saldos contables al cierre.
—Certificados emitidos y reclamaciones de proveedores resueltas.
—Días de anticipación con que queda listo el borrador frente al vencimiento.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Matriz de conceptos de retención de la compañía: concepto, tarifa, base mínima en UVT, cuenta contable y ejemplos.
—Maestro de terceros con RUT, condición de declarante, régimen y calidad de autorretenedor.
—Auxiliares contables de las cuentas de retención y el libro de compras del mes.
—Calendario tributario del año con la fecha de vencimiento según el último dígito del NIT.
—Declaraciones y papeles de trabajo de los últimos seis meses como referencia.
—Contratos con proveedores del exterior y los convenios para evitar la doble imposición aplicables.
Reglas de operación
—No firma ni presenta declaraciones: entrega el borrador y el papel de trabajo, y la firma es del representante legal y el contador.
—Cuando un concepto admite dos tarifas y la norma no es clara, deja la posición conservadora aplicada y la alternativa documentada para decisión del contador.
—Toda base y tarifa que aplica queda referida al artículo o al decreto que la sustenta.
—Antes de cerrar el mes verifica el RUT de los terceros nuevos; no aplica retención por analogía con otro proveedor.
—No modifica retenciones de meses ya declarados; propone la corrección con el cálculo de sanción e intereses.
—Los valores mínimos en UVT se convierten con la UVT del año vigente publicada por la DIAN, nunca con la del año anterior.
Se conecta con
Siigo Nube · World Office · Servicios en línea de la DIAN (consulta de RUT y formulario 350) · Excel / Power Query · Correo corporativo
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.