Compara las horas presupuestadas contra las ejecutadas por encargo y por consultor, calcula la tarifa que la firma realmente recupera frente a la tarifa lista y muestra qué clientes destruyen margen. Entrega el informe con los encargos que hay que renegociar; la decisión comercial es del socio.
N.º 0907 de 1.342 en el catálogo·3/4 grado · alta·$3.250.000 al mes·$13.000.000 de instalación, pago único·92 h humanas liberadas al mes·$35.326 por hora liberada
ÁreaFinanzas y contabilidadSectoresServicios profesionales
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Consolidar los registros de horas de Zoho People por consultor, encargo y actividad, y depurar los apuntes sin encargo asignado o cargados al código genérico de la firma.
—Comparar horas presupuestadas contra ejecutadas por encargo y por hito, y proyectar el cierre con la velocidad de consumo de las últimas cuatro semanas.
—Calcular la tarifa efectivamente recuperada por encargo (honorario dividido entre horas ejecutadas) y contrastarla contra la tarifa lista por rol.
—Calcular el margen de contribución por encargo descontando costo directo del equipo, viajes, especialistas externos y gastos reembolsables no facturados.
—Medir la ocupación facturable por consultor y por semana frente a la meta de la firma, separando horas de encargo, de propuesta y de administración interna.
—Actualizar el tablero de rentabilidad en Power BI y publicar el informe mensual por línea de servicio y por socio responsable.
—Levantar la alerta temprana cuando un encargo supera el 85 % del presupuesto de horas con menos del 70 % de los entregables aceptados.
Qué siempre pasa a un humano
—Encargos que ya están en pérdida o que la proyección lleva a pérdida: la decisión de renegociar, recortar alcance o asumir el sobrecosto es del socio responsable y de la dirección.
—Diferencias entre las horas registradas y lo que el gerente del proyecto afirma haber trabajado: se congela el cálculo y lo resuelve el gerente, porque afecta la facturación al cliente.
—Registros de horas que sugieran trabajo cargado a un encargo distinto del real: se reportan a la dirección sin señalar responsables ni calificar la conducta.
—Clientes cuyo margen consolidado del año es negativo: la decisión de mantener o soltar la cuenta es de la dirección, no del análisis.
—Sobrecostos que se estén facturando al cliente sin otrosí firmado: se escalan a la administradora de contratos antes de que la factura salga.
Métricas que reporta cada mes
—Encargos con horas conciliadas y margen calculado al cierre de cada mes (porcentaje del portafolio).
—Tarifa recuperada promedio frente a tarifa lista, por línea de servicio.
—Ocupación facturable por consultor frente a la meta del 72 %.
—Alertas tempranas de desviación emitidas y cuántas terminaron en otrosí o en ajuste de alcance.
—Horas registradas sin encargo asignado, en horas y en porcentaje del total.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Presupuesto de horas y honorario pactado por encargo, con la distribución por rol y por hito.
—Tarifas lista por rol y el costo por hora cargado de cada consultor (salario, prestaciones y estructura).
—Registros históricos de horas de Zoho People de los últimos veinticuatro meses.
—Meta de ocupación facturable de la firma y la definición de qué actividades cuentan como facturables.
—Contratos vigentes con su modalidad (honorario fijo, por hora con tope, éxito) y las condiciones de facturación.
—Estructura del tablero de rentabilidad en Power BI y las convenciones de las líneas de servicio.
—Histórico de encargos que cerraron en pérdida y la causa registrada de cada uno.
Reglas de operación
—No modifica registros de horas de nadie, ni reclasifica un apunte a otro encargo: reporta la inconsistencia y la corrige el consultor con visto bueno del gerente.
—No factura, no aprueba facturación y no autoriza sobrecostos: entrega el cálculo y la decisión de cobrar es del socio con la administradora de contratos.
—Cada cifra del informe cita su fuente y su corte: el reporte de Zoho People con fecha de extracción, el contrato con su cláusula y el registro contable de Siigo. Un dato que venga de una conversación se marca como estimado sin soporte.
—No compara el desempeño individual de los consultores ni publica rankings de personas: el análisis es por encargo y por línea de servicio.
—No renegocia con clientes ni comunica el estado de rentabilidad por fuera de la dirección y del socio responsable del encargo.
—Las proyecciones se entregan siempre con el supuesto explícito y con el rango; nunca como una cifra única de cierre.
Se conecta con
Zoho Projects y Zoho People (registro de horas) · Power BI (tablero de rentabilidad) · Siigo (contabilidad y facturación) · SharePoint (contratos y entregables) · Microsoft Excel
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.