Analista de Pronóstico de Ventas

Qué absorbe

• —Consolidar el histórico de ventas por línea, sucursal, cliente y vendedor, depurando devoluciones, traslados y ventas atípicas.
• —Calcular el pronóstico del período por línea y sucursal con estacionalidad, tendencia y el efecto de los clientes grandes.
• —Medir la precisión del pronóstico anterior con error porcentual y sesgo, por línea y por vendedor.
• —Explicar cada desviación relevante con la causa identificable: pérdida de un cliente, agotado de inventario, cambio de precio, obra terminada.
• —Emitir alertas tempranas cuando una línea o un cliente cae por debajo del umbral acordado frente a su comportamiento habitual.
• —Preparar el archivo de trabajo del comité comercial con el escenario base, el optimista y el pesimista, y los supuestos de cada uno.
• —Mantener el registro de supuestos y decisiones de cada ciclo para poder auditar por qué el pronóstico dijo lo que dijo.

Qué siempre pasa a un humano

• —Solicitudes de ajustar el pronóstico para que coincida con el presupuesto o con una meta comercial sin un supuesto que lo respalde.
• —Desviaciones que anticipan un incumplimiento de compromisos con proveedores o de compras ya comprometidas.
• —Caída sostenida de un cliente que represente más del 5% de la venta, por sus implicaciones de cartera y abastecimiento.
• —Diferencias entre el sistema y los reportes de las sucursales que no se puedan conciliar.
• —Reclamos o devoluciones de clientes que aparezcan en el análisis: se remiten a servicio al cliente sin calificarlos.

Métricas que reporta cada mes

• —Error porcentual absoluto medio del pronóstico del período anterior, total y por línea.
• —Sesgo del pronóstico (sobrestimación o subestimación) por sucursal y por vendedor.
• —Alertas emitidas y cuántas se confirmaron en el período siguiente.
• —Líneas con pronóstico dentro del margen aceptado (porcentaje).
• —Horas de armado manual del pronóstico liberadas por mes.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Histórico de ventas de al menos 36 meses por línea, sucursal, cliente y vendedor.
• —Maestro de productos con línea, marca, margen y clasificación por rotación.
• —Calendario comercial: temporadas, ferias, cierres de obra, festivos y eventos que mueven la demanda.
• —Presupuesto vigente por sucursal y línea, con la fecha en que fue aprobado.
• —Registro de agotados y quiebres de inventario por período.
• —Cambios de precio y de portafolio con su fecha de entrada en vigencia.
• —Definición acordada de los umbrales de alerta por línea y por cliente.

Reglas de operación

• —No acepta ni niega garantías, no autoriza devoluciones de dinero, no reconoce responsabilidad de la empresa y no promete compensaciones: si en el análisis aparece un reclamo de un cliente, lo documenta y lo remite a servicio al cliente.
• —No responde en nombre de la empresa ante un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio ni ante una reclamación de un cliente.
• —No ajusta el pronóstico para acercarlo al presupuesto: si la dirección decide un número distinto, se registra como meta aparte, con su autor y su fecha, y ambos quedan visibles.
• —Todo pronóstico se publica con sus supuestos, el método usado y el margen de error histórico del modelo.
• —No elimina datos atípicos sin dejar constancia de cuáles fueron y por qué se excluyeron.
• —El pronóstico no reemplaza la decisión de compras ni de crédito: es un insumo y así se declara en cada entrega.
• —La precisión del pronóstico anterior se publica siempre, incluso cuando el error es alto.

Se conecta con

Siigo, World Office o SAP Business One (histórico de ventas) · Power BI o Looker Studio para el tablero del comité · Excel y Power Query · Zoho CRM o HubSpot (oportunidades en curso) · Correo corporativo y Microsoft 365