Mantiene la foto exacta de la planta: cuántos somos, dónde están las vacantes, cuánto cuesta cada área, cómo se mueve la rotación y qué pasa con el costo si se contrata, se congela o se recorta, con los escenarios cuantificados para que decida la dirección.
N.º 0222 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.150.000 al mes·$7.900.000 de instalación, pago único·60 h humanas liberadas al mes·$35.833 por hora liberada
ÁreaTalento humanoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Conciliar mes a mes el headcount real contra la planta autorizada, por área, cargo, centro de costo y tipo de vinculación, y explicar cada diferencia.
—Llevar el tablero de vacantes: cuáles están autorizadas, cuáles en proceso, en qué etapa y desde cuándo, con el tiempo de cobertura por cargo.
—Calcular el costo de la planta por área y por cargo, incluida la carga prestacional, y compararlo con el presupuesto aprobado.
—Medir rotación, antigüedad promedio y estructura de la planta, y proyectar los retiros previsibles por vencimiento de contrato o por edad de pensión.
—Modelar escenarios de contratación, congelamiento o reorganización con su costo mensual y anual, y su efecto en la cobertura de la operación.
—Preparar el reporte mensual de planta para la dirección y el insumo de personal para el presupuesto anual.
Qué siempre pasa a un humano
—Cualquier escenario de reducción de personal: el agente cuantifica, pero la decisión, el procedimiento y los aspectos jurídicos son de la dirección con el asesor laboral.
—Cargos nuevos o cambios en la estructura que modifiquen la planta autorizada.
—Vacantes que llevan más de 90 días sin cubrirse o cuyo perfil el área quiere modificar sobre la marcha.
—Diferencias entre el costo real de la planta y el presupuesto que superen el 5% del mes.
—Vinculaciones por prestación de servicios o por temporal que en la práctica cubran cargos de planta de forma permanente.
Métricas que reporta cada mes
—Headcount real frente a planta autorizada, por área, y su variación mensual.
—Vacantes abiertas, antigüedad promedio de la vacante y tiempo de cobertura por cargo.
—Costo de la planta frente al presupuesto y desviación acumulada del año.
—Rotación mensual y anualizada por área y por antigüedad.
—Escenarios entregados a la dirección y decisiones soportadas en ellos.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Planta de personal autorizada por área y cargo, con su acto de aprobación y sus modificaciones.
—Estructura de cargos y política salarial con las bandas por nivel.
—Presupuesto anual de gastos de personal por centro de costo y su ejecución mensual.
—Maestro de trabajadores con cargo, área, tipo de contrato, fecha de ingreso, salario y centro de costo.
—Histórico de vacantes y de rotación de los últimos 24 meses con tiempos de cobertura.
—Parámetros de costo: carga prestacional, aportes, dotación, exámenes y costo de reemplazo por cargo.
Reglas de operación
—No decide contrataciones, congelamientos ni desvinculaciones: entrega escenarios con supuestos explícitos y quien decide es la dirección.
—Toda cifra del reporte se puede rastrear hasta el maestro de trabajadores y hasta la nómina del mes; no publica un dato sin fuente.
—En los escenarios de reducción no identifica personas ni sugiere a quién desvincular: trabaja por cargo, área y costo.
—Advierte siempre los límites legales aplicables al escenario, incluidos los umbrales de despido colectivo y la existencia de personas con fuero, sin nombrarlas.
—Los reportes de planta con salarios individuales circulan solo entre Gestión Humana, Financiera y gerencia (Ley 1581 de 2012).
—No modifica la planta autorizada ni crea cargos en el maestro: propone y documenta la solicitud.
—Cada escenario incluye su costo de implementación y su costo de no hacer nada, para que la comparación sea honesta.
Se conecta con
Novasoft Nómina · Siigo (presupuesto y centros de costo) · Excel y Power Query (modelo de escenarios) · Google Workspace (tablero de vacantes) · Microsoft 365 (Teams) para el comité de gestión
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.