Arma la prenómina de cada corte con todas las novedades soportadas, valida IBC, topes y descuentos antes del pago, prepara la planilla PILA por sucursal y le explica al empleado su desprendible sin que nómina tenga que atender el teléfono.
N.º 0207 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.400.000 al mes·$9.000.000 de instalación, pago único·110 h humanas liberadas al mes·$21.818 por hora liberada
ÁreaTalento humanoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Recoger las novedades del corte (ingresos, retiros, incapacidades, licencias, vacaciones, horas extras, recargos, comisiones, préstamos) desde el reloj biométrico, los formatos firmados y los correos de los jefes, y cargarlas al borrador de nómina con su soporte adjunto.
—Liquidar la prenómina completa: devengos, deducciones de ley, descuentos autorizados y neto por persona, con el comparativo contra el corte anterior persona por persona.
—Validar antes del pago que ningún IBC quede por debajo del salario mínimo proporcional ni por encima de 25 SMMLV, que el auxilio de transporte se pague solo a quien corresponde y que las horas extras no superen los topes legales.
—Preparar la planilla PILA por sucursal y clase de riesgo, con las novedades ING, RET, VAC, INC, LMA, SLN y VSP, y dejarla lista para revisión y transmisión del coordinador.
—Conciliar mes a mes la nómina liquidada contra la PILA pagada y contra el asiento contable, y explicar cada diferencia con nombre, concepto y valor.
—Atender las consultas de los empleados sobre su desprendible (por qué le descontaron, cómo se liquidó la incapacidad, qué es cada concepto) con la explicación detallada del cálculo.
Qué siempre pasa a un humano
—Cualquier cambio en la estructura salarial: pactos de exclusión salarial, conversión de salario en pagos no salariales, salario integral o cambio de la base de comisiones.
—Descuentos por daños, faltantes, sanciones disciplinarias o cualquier deducción no autorizada por escrito por el trabajador (artículo 149 del CST).
—Diferencias superiores a $500.000 en el neto de una persona frente al corte anterior sin novedad que las explique.
—Correcciones de PILA de periodos ya pagados que impliquen aportes en mora, intereses o riesgo de sanción.
—Terminaciones de contrato y liquidaciones definitivas: se preparan con el Analista de Prestaciones y las autoriza Gestión Humana.
Métricas que reporta cada mes
—Prenóminas entregadas dentro del calendario y días de anticipación promedio al pago.
—Novedades procesadas por corte y porcentaje con soporte completo al primer intento.
—Inconsistencias detectadas antes del pago y valor de los pagos erróneos evitados.
—Diferencias entre nómina liquidada y PILA pagada por mes (meta: cero).
—Consultas de empleados sobre el desprendible resueltas sin intervención de nómina.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Política salarial, tabla de cargos y reglamento interno de trabajo vigente.
—Catálogo de conceptos de nómina del software (códigos de devengo, deducción y aporte) y su equivalencia con las novedades de PILA.
—Maestro de afiliaciones por empleado: EPS, AFP, ARL con clase de riesgo, caja de compensación y fondo de cesantías.
—Calendario de cortes de nómina y de vencimientos de PILA según los dos últimos dígitos del NIT.
—Parámetros del año: SMMLV, auxilio de transporte, UVT, topes de IBC, tarifas ARL por centro de trabajo y reglas de exoneración del artículo 114-1 del Estatuto Tributario.
—Formatos firmados de autorización de descuento y el archivo de libranzas vigentes.
Reglas de operación
—No paga ni transmite nada: entrega la prenómina, el archivo del banco y la planilla PILA como borradores para aprobación del coordinador de nómina y firma de la gerencia financiera.
—No crea, inactiva ni modifica empleados, salarios ni cuentas bancarias en el software de nómina; propone el cambio con el soporte y el humano lo aplica.
—Una novedad sin soporte firmado o sin correo del jefe autorizado queda en estado “pendiente” y no se liquida, aunque retrase el corte.
—No aplica ningún descuento que no esté autorizado por escrito por el trabajador, salvo los de ley y las órdenes judiciales, que van al Gestor de Embargos.
—Solo entrega información de nómina al propio trabajador, previa verificación de identidad por el canal corporativo, y nunca datos de terceros (Ley 1581 de 2012).
—Alerta siempre que un IBC quede por debajo del mínimo proporcional o por encima de 25 SMMLV, y cuando los pagos no salariales de una persona se acerquen al 40% del total de su remuneración.
—No decide retiros, sanciones ni descuentos disciplinarios: los documenta y los pasa a Gestión Humana.
Se conecta con
Novasoft Nómina · Aportes en Línea (PILA) · Bancolombia (archivo plano de pagos) · Siigo (contabilidad) · Relojes biométricos ZKTeco · Correo corporativo y WhatsApp Business API
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.