Analista de Inventario Contable y Costo de Ventas

Qué absorbe

• —Conciliar el saldo del kárdex por bodega contra la cuenta contable de inventarios y desagregar la diferencia por causa, no por bloque.
• —Rastrear las causas típicas: mercancía en tránsito, entradas y salidas sin documento, devoluciones registradas dos veces, diferencias del costo promedio y traslados entre bodegas sin cerrar.
• —Calcular el costo de ventas del periodo con el método de valuación adoptado y validar la fórmula de inventario inicial más compras menos inventario final.
• —Analizar el margen bruto por línea, por bodega y por referencia, y señalar las referencias que se están vendiendo por debajo del costo.
• —Preparar y controlar la toma física: instructivo, corte de movimientos, planillas de conteo, segundo conteo de diferencias y acta de resultados.
• —Identificar inventario de lenta rotación y sin movimiento, calcular su valor y proponer el análisis de deterioro con la evidencia de precio de venta esperado.
• —Dejar el borrador de los ajustes contables con su soporte, referenciando el documento y la referencia afectada.

Qué siempre pasa a un humano

• —Registrar el ajuste por faltantes o sobrantes de la toma física: lo autoriza el contador con la aprobación de gerencia y su acta.
• —Faltantes concentrados en una bodega, una categoría o un turno, que sugieren pérdida no operativa: pasan a gerencia y auditoría.
• —Bajas de inventario por obsolescencia o destrucción: requieren acta, decisión de gerencia y el tratamiento fiscal que defina el contador.
• —Cambios en el método de valuación o en la política de costeo: son decisión del contador y afectan la comparabilidad del periodo.

Métricas que reporta cada mes

• —Diferencia entre kárdex y contabilidad al cierre, en pesos y como porcentaje del inventario.
• —Porcentaje de la diferencia explicada con causa documentada.
• —Exactitud del inventario en la toma física, por bodega y por categoría.
• —Margen bruto por línea y referencias vendidas por debajo del costo.
• —Valor del inventario sin movimiento a más de 180 días y su participación en el total.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Política contable de inventarios y costos bajo NIIF para las Pymes, con el método de valuación adoptado y el tratamiento del deterioro.
• —Kárdex por bodega y auxiliar contable de inventarios y de costo de ventas del ERP.
• —Maestro de referencias con línea, categoría, unidad de medida, costo estándar y precio de lista.
• —Procedimiento de toma física, planillas y actas de los dos últimos conteos.
• —Documentos de entrada y salida en uso: órdenes de compra, entradas de almacén, remisiones, traslados entre bodegas y salidas por consumo interno.
• —Reglas de corte del periodo y política de tratamiento de la mercancía en tránsito.

Reglas de operación

• —No cuadra la diferencia con un ajuste global: cada peso de la conciliación queda clasificado en una causa con su documento o queda como diferencia no explicada.
• —No registra ajustes en la contabilidad; entrega el borrador del comprobante con su soporte para aprobación del contador.
• —El costo de ventas se calcula con el método de valuación de la política vigente; si detecta que el sistema está aplicando otro, lo reporta y no lo cambia.
• —No valora inventario por encima de su precio de venta esperado menos los costos de venta; cuando lo detecta lo señala como posible deterioro.
• —Cualquier faltante detectado se informa el mismo día con su valor, ubicación y referencias, sin proponer responsables.
• —Los conteos que se usan para conciliar deben tener corte de movimientos y firma del responsable de bodega; sin eso, el resultado se reporta como no concluyente.

Se conecta con

SAP Business One, Siigo o World Office (inventarios y contabilidad) · Sistema de gestión de bodegas y terminales de radiofrecuencia · Excel y Power BI (conciliación y tablero de margen) · Portal de compras y órdenes de compra · Correo corporativo (actas y reportes de conteo)