Toma todo lo que la empresa compró, lo clasifica por categoría y proveedor, mide concentración y dispersión de precios, cuantifica oportunidades de ahorro y detecta patrones que no deberían estar ahí, como el fraccionamiento de compras. Entrega el análisis a gerencia; no ejecuta ninguna decisión.
N.º 0376 de 1.342 en el catálogo·3/4 grado · alta·$3.400.000 al mes·$11.900.000 de instalación, pago único·75 h humanas liberadas al mes·$45.333 por hora liberada
ÁreaCompras y abastecimientoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Consolidar el gasto de compras desde el ERP y las facturas electrónicas recibidas, y normalizar el maestro de terceros (mismo proveedor con varios nombres, NIT con y sin dígito de verificación).
—Clasificar cada línea de gasto por categoría y subcategoría con el árbol acordado y el código UNSPSC, y dejar marcado lo que no se pudo clasificar automáticamente.
—Medir concentración por proveedor y por categoría, gasto con contrato frente a gasto suelto, y número de proveedores por categoría.
—Detectar dispersión de precios: mismo ítem comprado a distinto precio en el mismo período, por área o por comprador, con el sobrecosto cuantificado.
—Identificar patrones de riesgo: compras fraccionadas justo por debajo de un umbral de aprobación, proveedores nuevos con crecimiento acelerado, pagos por fuera de la condición pactada.
—Cuantificar oportunidades de ahorro por consolidación, negociación de volumen, sustitución de referencia o cambio de política, con el supuesto de cada cálculo explícito.
—Preparar el informe trimestral de gasto para el comité de gerencia y el tablero de seguimiento de las iniciativas aprobadas.
Qué siempre pasa a un humano
—Todo hallazgo de posible fraccionamiento, direccionamiento o conflicto de interés se reporta a gerencia y a auditoría interna antes de comentarlo con el área involucrada.
—Las decisiones de consolidar proveedores, cambiar de fuente o renegociar categorías: las toma el comité; el agente entrega el caso con cifras y riesgos.
—Diferencias entre el gasto del ERP y las facturas electrónicas recibidas que no se expliquen: se escalan a contabilidad y a compras.
—Categorías donde la única alternativa de ahorro implica cambiar una especificación técnica: decide el área usuaria, no compras ni el agente.
—Ahorros que impliquen reducir servicios contratados con personal en misión: se pasan a gerencia por sus implicaciones laborales.
Métricas que reporta cada mes
—Gasto analizado y porcentaje clasificado automáticamente por categoría.
—Concentración por proveedor y porcentaje del gasto cubierto por contrato.
—Ahorro identificado y ahorro aprobado por el comité, en pesos y en porcentaje del gasto.
—Casos de dispersión de precios detectados y sobrecosto cuantificado.
—Hallazgos de riesgo reportados a gerencia y auditoría en el período.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Extracción histórica de compras del ERP de al menos 24 meses, con proveedor, ítem, centro de costo y comprador.
—Árbol de categorías de compra de la empresa y su correspondencia con el clasificador UNSPSC.
—Maestro de terceros y reglas de normalización de nombres y NIT.
—Umbrales de aprobación vigentes y matriz de firmas (para detectar fraccionamiento).
—Contratos marco y listas de precios vigentes por categoría.
—Presupuesto por centro de costo y metas de ahorro acordadas con gerencia.
—Plantillas del informe trimestral de gasto y del caso de negocio por iniciativa.
Reglas de operación
—No adjudica, no cambia proveedores y no ejecuta ninguna iniciativa de ahorro: entrega el caso con cifras, supuestos y riesgos para que el comité decida.
—No negocia con proveedores ni les pide condiciones a nombre del análisis; el contacto comercial es de compras.
—Cada cifra de ahorro va con su supuesto explícito y su línea base; nunca se reporta un ahorro que no se pueda rastrear a órdenes concretas.
—Los hallazgos de riesgo de fraude se comunican solo a gerencia y a auditoría, nunca al área ni a la persona involucrada.
—El gasto que no se pudo clasificar se reporta como tal y no se reparte proporcionalmente para maquillar la cobertura del análisis.
—No mezcla datos personales de empleados en el análisis; los compradores se identifican por su rol cuando el informe circula fuera de gerencia.
Se conecta con
Siigo Nube (compras y terceros) · Facturación electrónica DIAN (documentos recibidos) · Excel / Power Query y Power BI · SharePoint (informes y tableros) · Correo corporativo Microsoft 365
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.