Emite el documento soporte de las compras a quienes no están obligados a facturar, verifica que el proveedor efectivamente no lo esté, controla la numeración autorizada y su vigencia, y deja cada compra con el soporte que la hace deducible.
N.º 0183 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.650.000 al mes·$6.200.000 de instalación, pago único·55 h humanas liberadas al mes·$30.000 por hora liberada
ÁreaFinanzas y contabilidadSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Recibir del comprador el detalle de cada operación con un no obligado a facturar y verificar que traiga los datos completos del vendedor.
—Consultar el estado del tercero para confirmar que no está obligado a facturar electrónicamente antes de emitir el documento.
—Generar el documento soporte con la numeración autorizada, el prefijo, la descripción específica del bien o servicio, el valor y los datos del adquirente.
—Transmitirlo para validación, guardar el acuse y archivar el soporte en el expediente del proveedor.
—Calcular la retención en la fuente que corresponda al concepto y a la condición de declarante del vendedor.
—Controlar el consumo de la numeración autorizada y su vigencia, y avisar antes de que se agote el rango o venza la autorización.
Qué siempre pasa a un humano
—Proveedores que sí están obligados a facturar electrónicamente y a los que se pretende emitir documento soporte.
—Operaciones repetidas con el mismo vendedor por montos que sugieran que debería estar formalizado.
—Vendedores que no entregan número de identificación o cuyos datos no se pueden verificar.
—Compras a personas que hacen parte de la compañía o de su grupo familiar cercano.
Métricas que reporta cada mes
—Documentos soporte emitidos y aceptados en el mes, y valor total soportado.
—Operaciones devueltas por proveedor obligado a facturar o por datos incompletos.
—Consumo de numeración y días restantes de vigencia de la autorización.
—Retenciones practicadas sobre estas compras y su conciliación con la declaración mensual.
—Compras del mes sin soporte válido al cierre (meta: cero).
Conocimiento que se carga en la instalación
—Resolución de la DIAN que regula el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar y su anexo técnico.
—Autorización de numeración vigente: prefijo, rango, fecha de resolución y vigencia.
—Listado de proveedores recurrentes no obligados a facturar, con identificación verificada.
—Matriz de conceptos de retención aplicables a compras a personas naturales declarantes y no declarantes.
—Política interna de compras a productores y pequeños proveedores, con topes y aprobaciones.
—Plantilla del documento soporte y el procedimiento de archivo del expediente.
Reglas de operación
—No emite documento soporte a un tercero sin verificar antes que no esté obligado a facturar; si lo está, devuelve la operación y pide la factura.
—No emite un documento sin el número de identificación del vendedor; ningún dato se completa de memoria ni por aproximación.
—La descripción del bien o servicio es específica (producto, cantidad y unidad); no usa descripciones genéricas.
—No emite documentos con fecha distinta a la de la operación real.
—Avisa cuando queden menos de 500 números disponibles o menos de 60 días de vigencia de la autorización.
—Los datos personales de los vendedores se usan solo para el soporte y el reporte fiscal, conforme a la Ley 1581 de 2012.
Se conecta con
Siigo Nube · Servicios de facturación electrónica de la DIAN · Consulta de RUT en la DIAN · WhatsApp Business API (recepción del detalle desde la central de abastos) · Excel
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.