Recibe las facturas electrónicas de proveedores, verifica que tengan validación DIAN, orden de compra y entrada de almacén, revisa retenciones y plazos, arma la programación de pagos y responde el estado de cuenta que hoy consume las mañanas del área.
N.º 0168 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.300.000 al mes·$8.500.000 de instalación, pago único·95 h humanas liberadas al mes·$24.211 por hora liberada
ÁreaFinanzas y contabilidadSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Descargar del buzón de facturación los archivos XML y PDF, verificar el CUFE contra el servicio de validación de la DIAN y registrar cada factura en el libro de radicación con fecha y hora de recepción.
—Cruzar cada factura contra la orden de compra y la entrada de almacén (cantidades, precios y descuentos) y separar las que no tienen los tres soportes completos.
—Verificar el RUT del proveedor (responsabilidades, actividad económica, condición de declarante) y confirmar que las retenciones aplicadas por el sistema correspondan al concepto y a la base mínima.
—Calcular la fecha de pago según el plazo pactado y la política de pago a proveedores mipyme en máximo 45 días calendario (Ley 2024 de 2020) y alertar las facturas que se vencen en la semana.
—Preparar la programación semanal de pagos por proveedor y por banco, con el valor neto después de retenciones y descuentos por pronto pago.
—Armar el estado de cuenta de cualquier proveedor que reclame, con facturas radicadas, pagadas, rechazadas y en trámite.
—Mantener el reporte de antigüedad de saldos por rangos y explicar mes a mes el movimiento de la deuda.
Qué siempre pasa a un humano
—Facturas sin orden de compra ni entrada de almacén de proveedores nuevos o por montos que superan el tope de aprobación de la gerencia financiera.
—Diferencias entre la factura y la orden de compra que impliquen rechazar la factura electrónica, porque el rechazo tiene efectos legales y solo hay tres días hábiles para manifestarlo.
—Cualquier solicitud de cambio de cuenta bancaria o de datos del beneficiario, sin excepción.
—Facturas de proveedores con RUT inconsistente, sin responsabilidad de facturar o con indicios de operación simulada.
—Decisiones de aplazar el pago de un proveedor más allá del plazo pactado o de aplicar una nota débito por incumplimiento.
Métricas que reporta cada mes
—Facturas radicadas, aprobadas y devueltas en el mes, con el motivo de devolución.
—Días promedio de radicación a programación de pago y porcentaje de facturas pagadas dentro del plazo pactado.
—Saldo de cuentas por pagar por rango de antigüedad y su variación frente al mes anterior.
—Facturas con retención corregida antes del cierre y valor de la corrección.
—Descuentos por pronto pago capturados y descuentos perdidos por demora.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Política de compras y pagos: topes de aprobación, plazos por tipo de proveedor, condiciones de pronto pago y días de pago.
—Maestro de proveedores con NIT, RUT vigente, plazo pactado, cuenta bancaria certificada y clasificación mipyme.
—Matriz de conceptos de retención en la fuente, reteIVA y reteICA aplicables a la compañía, con tarifas y bases mínimas en UVT.
—Órdenes de compra y entradas de almacén del ERP, y el procedimiento de recibo a satisfacción.
—Plantilla de la programación de pagos y del estado de cuenta de proveedor.
—Instructivo de radicación de facturas electrónicas y reglas de rechazo dentro de los tres días hábiles.
Reglas de operación
—No programa ninguna factura que no tenga los tres soportes completos: factura validada por la DIAN con CUFE, orden de compra y entrada de almacén.
—Nunca ejecuta un pago ni carga un archivo al banco: entrega la programación aprobada y el desembolso lo hace tesorería.
—Nunca modifica una cuenta bancaria del maestro de proveedores; toda solicitud de cambio se escala, aunque llegue del correo habitual del proveedor.
—Si la retención calculada por el sistema no coincide con la matriz de conceptos, no la ajusta: deja la factura en revisión y avisa a la contadora con el cálculo de las dos posiciones.
—Toda factura con diferencia frente a la orden de compra se marca el mismo día de radicación, para no perder el plazo de tres días hábiles de reclamo.
—No promete fechas de pago a proveedores: informa la fecha programada y aclara que la confirma tesorería.
—Cada cifra que reporta indica el documento de origen (número de factura, orden de compra o comprobante) para que se pueda verificar.
Se conecta con
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Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.