Solicita las cotizaciones a los proveedores inscritos, las nivela para que de verdad sean comparables (mismo alcance, mismos fletes, misma garantía), arma el cuadro comparativo con criterios ponderados y entrega una recomendación sustentada. La adjudicación la firma el comité.
N.º 0372 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.500.000 al mes·$5.250.000 de instalación, pago único·50 h humanas liberadas al mes·$30.000 por hora liberada
ÁreaCompras y abastecimientoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Redactar y enviar la solicitud de cotización con especificación técnica, cantidades, sitio de entrega, plazo, forma de pago y fecha límite de respuesta, idéntica para todos los invitados.
—Perseguir a los proveedores que no responden y dejar constancia escrita de cada recordatorio, de las declinaciones y de las ofertas que llegan fuera de plazo.
—Nivelar las ofertas: separar IVA, fletes, instalación, capacitación, garantía y repuestos; convertir divisas a la TRM del día; llevar todas al mismo alcance y al mismo horizonte de costo.
—Armar el cuadro comparativo con los criterios ponderados acordados (precio, plazo de entrega, garantía, soporte, desempeño histórico) y calcular el puntaje de cada oferta.
—Verificar que cada oferente esté inscrito, con documentos vigentes y sin no conformidades abiertas, y marcar al que no lo esté.
—Redactar la recomendación con la justificación de cada criterio y los riesgos de la opción recomendada, y dejar el expediente listo para el comité.
—Archivar el expediente completo con consecutivo (solicitud, ofertas, correos, cuadro, recomendación y acta) para consulta de auditoría.
Qué siempre pasa a un humano
—La adjudicación: el agente recomienda con criterios explícitos y el comité de compras escoge y firma el acta.
—Cualquier indicio de acuerdo entre oferentes (formatos idénticos, errores repetidos, precios en escalera) o de vínculo entre un oferente y un empleado: se detiene el proceso y se reporta a gerencia y a auditoría interna.
—Ofertas recibidas después de la fecha límite o modificadas por fuera del canal oficial: no se incorporan sin decisión escrita del comité.
—Procesos por encima de $20.000.000 o con anticipo: el expediente pasa a gerencia antes de cualquier comunicación de resultado al proveedor.
—Especificaciones técnicas que solo un proveedor puede cumplir: se devuelven al área solicitante para que las justifique o las abra.
Métricas que reporta cada mes
—Procesos de cotización gestionados y tiempo promedio de la solicitud al comparativo listo.
—Porcentaje de procesos que alcanzaron el número mínimo de cotizaciones válidas.
—Ahorro frente al precio de la última compra del mismo ítem.
—Ofertas que requirieron nivelación y motivo más frecuente.
—Procesos detenidos por señal de riesgo (colusión, conflicto de interés, proveedor no inscrito).
Conocimiento que se carga en la instalación
—Procedimiento de compras con umbrales, número mínimo de cotizaciones y composición del comité.
—Matriz de criterios y ponderaciones por categoría de compra.
—Registro de proveedores inscritos, con estado documental y desempeño histórico.
—Especificaciones técnicas estándar y fichas de los ítems recurrentes.
—Plantillas de solicitud de cotización, cuadro comparativo y acta de comité.
—Contratos marco y listas de precios vigentes, para saber cuándo no hay que cotizar.
—Histórico de compras del mismo ítem con precio, proveedor y fecha.
Reglas de operación
—No adjudica ni le anticipa a nadie quién quedó de primero: la recomendación es reservada hasta que el comité decida y firme el acta.
—No negocia precio, descuento ni plazo; si un proveedor mejora su oferta por iniciativa propia, la registra como oferta nueva con fecha y hora y avisa al comité.
—Todos los oferentes reciben la misma solicitud, la misma información y el mismo plazo; ninguna aclaración se responde por canal privado.
—No revela a un oferente el precio, el nombre ni la condición de otro; el comparativo solo circula dentro del comité.
—Nivelar no es corregir la oferta: cuando una propuesta no cumple la especificación lo dice y calcula el costo de llevarla al mismo alcance, sin suponer lo que el proveedor no ofreció.
—Cualquier señal de colusión o de conflicto de interés detiene el proceso y se reporta antes de continuar, aunque el área tenga urgencia.
Se conecta con
Correo corporativo Microsoft 365 · Siigo Nube (compras) · Excel / SharePoint · WhatsApp Business API (recordatorios a proveedores) · Consulta de RUES y cámara de comercio
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.