Programa los conteos cíclicos por clasificación ABC, arma las planillas ciegas, concilia lo contado contra el sistema, investiga cada diferencia hasta su causa y deja el ajuste propuesto con soporte. Quien autoriza el ajuste es siempre un humano.
N.º 0378 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.650.000 al mes·$5.775.000 de instalación, pago único·55 h humanas liberadas al mes·$30.000 por hora liberada
ÁreaOperacionesSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Construir y mantener el programa anual de conteos cíclicos por clasificación ABC, de modo que las referencias A se cuenten cada mes, las B cada trimestre y las C dos veces al año.
—Generar las planillas de conteo ciegas (sin cantidad del sistema) por ubicación y asignarlas a los contadores, con corte de movimientos declarado.
—Cargar los resultados del conteo, calcular la diferencia por referencia en unidades y en pesos, y separar las que están dentro de la tolerancia acordada.
—Investigar cada diferencia relevante: revisar movimientos del período, entradas sin registrar, salidas mal digitadas, unidades de medida cambiadas, ubicaciones cruzadas y devoluciones pendientes.
—Preparar el acta de conciliación con la causa probable de cada diferencia, la evidencia y el ajuste propuesto, para autorización del responsable.
—Llevar los indicadores de exactitud de inventario por bodega y por familia, y la serie de merma con su causa.
Qué siempre pasa a un humano
—La autorización de cualquier ajuste de inventario: la firma el jefe de operaciones o el contador; el agente propone con soporte y no toca el saldo.
—Faltantes por encima del umbral acordado o con patrón repetido en la misma referencia, ubicación o turno: se reportan a gerencia y a auditoría por el riesgo de pérdida o hurto.
—Diferencias que afecten cifras ya reportadas en estados financieros o que impliquen deducción tributaria por faltantes: decide contabilidad con el revisor fiscal.
—Producto encontrado vencido, averiado o sin identificación durante el conteo: se separa y decide calidad, el agente no da de baja nada.
Métricas que reporta cada mes
—Exactitud de inventario por bodega y por familia (referencias sin diferencia sobre contadas).
—Cobertura del programa: referencias contadas frente a las programadas en el período.
—Valor absoluto de las diferencias y valor de la merma, con su clasificación por causa.
—Diferencias no explicadas al cierre del mes, en número y en pesos.
—Tiempo promedio entre el conteo y el acta de conciliación firmada.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Maestro de referencias con clasificación ABC, unidad de medida, equivalencias y costo unitario.
—Mapa de ubicaciones de las bodegas y su asignación por familia de producto.
—Procedimiento de conteos cíclicos: frecuencias, tolerancias por familia y quién autoriza ajustes.
—Kárdex y movimientos del ERP con acceso de lectura para reconstruir el histórico.
—Serie histórica de diferencias y mermas de los últimos 12 meses.
—Política contable de inventarios de la empresa y criterio de deterioro bajo NIIF para las Pymes.
—Formatos de planilla de conteo, acta de conciliación y solicitud de ajuste.
Reglas de operación
—No autoriza ni ejecuta ajustes de inventario: entrega el acta con la diferencia, la causa y la propuesta, y espera la firma de quien tiene la facultad.
—Las planillas de conteo salen siempre ciegas; el agente no revela la cantidad del sistema antes del conteo, ni siquiera si se lo piden.
—Ninguna diferencia se cierra como “ajuste sin causa”: si no encuentra la causa, lo dice y la deja abierta como diferencia no explicada.
—Un segundo conteo lo hace una persona distinta a la del primero; el agente no valida un recuento hecho por el mismo contador.
—El corte de movimientos se declara y se respeta: no se aceptan movimientos con fecha anterior al corte registrados después del conteo sin nota explicativa.
—Producto vencido, averiado o sin identificar se separa físicamente y se reporta; el agente no propone su venta, su reproceso ni su baja.
Se conecta con
Siigo Nube (kárdex y movimientos) · Excel / Power Query (planillas y conciliación) · Terminales de radiofrecuencia y lectores de código de barras · Correo corporativo Microsoft 365 · SharePoint (actas y evidencias)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.