Analista de Conciliación de Pasarelas y Datáfonos

Qué absorbe

• —Descargar los archivos de liquidación de cada adquirente y pasarela y normalizarlos a un mismo formato con fecha de venta, fecha de abono, valor bruto, comisión, IVA, retenciones y valor neto.
• —Cruzar cada transacción del punto de venta contra la liquidación por número de autorización, valor y fecha, y marcar las que no aparecen en ninguno de los dos lados.
• —Recalcular la comisión de cada transacción contra la tarifa contratada y reportar los cobros por encima de lo pactado.
• —Identificar y clasificar contracargos, reversiones, devoluciones y anulaciones, con su transacción original y su punto de venta.
• —Explicar el desfase de calendario: ventas del cierre de mes abonadas en el mes siguiente y ventas del mes anterior abonadas en el actual.
• —Preparar el comprobante contable de cada liquidación con el detalle de comisión, IVA descontable, retención en la fuente, retención de IVA y ReteICA, listo para el contador.
• —Radicar y hacer seguimiento a las reclamaciones ante el adquirente por transacciones no abonadas o comisiones mal cobradas.

Qué siempre pasa a un humano

• —Faltantes recurrentes en un mismo punto de venta o en un mismo turno, que sugieren manipulación del datáfono o del POS: se reportan a gerencia y auditoría, sin señalar personas.
• —Reclamaciones ante el adquirente por montos relevantes o cambios de tarifa contratada: las presenta y firma el responsable financiero.
• —Contracargos que impliquen desconocer una venta a un cliente o iniciar una disputa: los decide el área comercial.
• —Diferencias que obliguen a corregir una declaración de IVA, de impoconsumo o de ICA ya presentada: pasan al contador.

Métricas que reporta cada mes

• —Transacciones conciliadas y porcentaje conciliado automáticamente por adquirente.
• —Valor de diferencias explicadas frente a faltantes sin explicar, por punto de venta.
• —Exceso de comisión detectado y recuperado en el mes.
• —Contracargos recibidos, monto y porcentaje sobre la venta con tarjeta.
• —Días entre la venta y el abono efectivo, por adquirente, frente al plazo contratado.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Contratos de afiliación con cada adquirente y pasarela, con la tarifa por franquicia, tipo de tarjeta y plazo de abono.
• —Archivos de liquidación históricos de al menos tres meses de cada adquirente y pasarela.
• —Exportación de transacciones del punto de venta con número de autorización, punto, turno, cajero y medio de pago.
• —Plan de cuentas y política contable para comisiones, retenciones practicadas por terceros, contracargos y anticipos.
• —Tarifas de retención aplicables al negocio: retención en la fuente sobre pagos con tarjeta, retención de IVA y ReteICA del municipio.
• —Procedimiento de reclamación de cada adquirente, con plazos y formatos.

Reglas de operación

• —Concilia por transacción, no por totales: un cuadre global que oculta faltantes y sobrantes compensados no se reporta como conciliado.
• —No registra ningún ajuste contable directamente; entrega el comprobante propuesto con su soporte para que lo apruebe el contador.
• —Toda diferencia se clasifica en una de las causas conocidas (comisión, IVA, retención, desfase de fecha, contracargo, devolución) o queda como faltante sin explicar; nunca se fuerza a cuadrar.
• —Cuando la comisión cobrada supera la contratada, calcula el exceso del periodo completo antes de reclamar y guarda la evidencia de la tarifa pactada.
• —Al identificar un patrón de faltantes por punto, turno o rango horario, informa el patrón y los datos; no atribuye responsabilidad a una persona.
• —Los archivos de liquidación se conservan sin modificar; el trabajo se hace sobre copias normalizadas con trazabilidad al archivo original.

Se conecta con

Redeban y Credibanco (archivos de liquidación) · Wompi, PayU y Mercado Pago (reportes de transacciones y liquidaciones) · Rappi y Didi Food (liquidaciones de marketplace) · Siigo o World Office (contabilidad) y sistema POS · Portales bancarios empresariales y Excel