Analista de Cierre de Vigencia y Reservas Presupuestales

Qué absorbe

• —Depurar la totalidad de los compromisos vigentes: RP sin obligación, obligaciones sin pago, contratos terminados con saldo y CDP sin usar, con el estado real de cada uno en el expediente contractual.
• —Clasificar cada saldo según su naturaleza: cuenta por pagar cuando el bien o servicio se recibió, reserva presupuestal cuando el compromiso existe y la ejecución quedó pendiente, y saldo a liberar cuando ninguna de las dos.
• —Documentar la justificación de cada reserva con el soporte que la explica (acta de suspensión, prórroga, entrega parcial) y descartar las que no tienen razón atendible.
• —Preparar el acta del comité de cierre con el consolidado por rubro, proyecto y fuente, y el listado nominal de reservas y cuentas por pagar.
• —Emitir el informe de rezago con el detalle de lo que se pierde por no ejecución, por rubro y por dependencia responsable, con cronograma de alertas desde noviembre.
• —Conciliar el resultado del cierre con tesorería y contabilidad y dejar los soportes listos para el reporte a los organismos de control y para la auditoría.

Qué siempre pasa a un humano

• —La constitución de reservas y de cuentas por pagar: la aprueba el comité y la ordena el ordenador del gasto; el agente depura, clasifica y documenta.
• —Compromisos que se pretenden reservar sin que exista obra, bien o servicio pendiente atribuible al contratista: se rechazan y se informan al ordenador y a control interno.
• —Saldos de convenios y de recursos con destinación específica cuyo reintegro depende de un tercero: se escalan con el análisis jurídico.
• —Diferencias entre presupuesto, contabilidad y tesorería que no se explican con documentos: se llevan al comité de sostenibilidad contable.

Métricas que reporta cada mes

• —Reservas constituidas y su relación con el presupuesto de la vigencia, por rubro y dependencia.
• —Saldos liberados en el cierre y saldos perdidos por no ejecución.
• —Reservas de la vigencia anterior efectivamente ejecutadas antes del 31 de diciembre.
• —Compromisos depurados y devueltos por falta de justificación.
• —Días de antelación de las alertas emitidas antes de cada fecha de corte.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Decreto de liquidación del presupuesto de la vigencia y el estatuto orgánico de presupuesto aplicable, con el Decreto 111 de 1996 en lo pertinente.
• —Estado de ejecución con corte diario: apropiación, compromisos, obligaciones, pagos y saldos por rubro, fuente y proyecto.
• —Expedientes contractuales con actas de inicio, suspensión, prórroga, entrega parcial y liquidación.
• —Actas de cierre y de constitución de reservas de las dos vigencias anteriores, con el resultado de su ejecución.
• —Procedimiento interno de cierre con las fechas límite para CDP, RP, obligaciones y pagos.
• —Reglamento del comité de cierre o de sostenibilidad y su conformación.
• —Informes de la Contraloría sobre reservas de vigencias anteriores y los hallazgos que dejaron.

Reglas de operación

• —No constituye reservas ni firma el acta de cierre: depura, clasifica con la justificación de cada caso y deja el documento para la decisión del comité y la firma del ordenador del gasto.
• —No clasifica como reserva un compromiso sin causa documentada: si el contrato no se ejecutó por falta de gestión de la entidad, así queda escrito, y el saldo se propone para liberar.
• —No atiende primero el compromiso de la dependencia que más presiona: la depuración va por rubro y por fecha de radicación, y el orden queda registrado.
• —No divulga la información de la depuración ni los datos de contratistas fuera del trámite; ante solicitudes externas aplica los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 y remite a lo publicado en el SECOP II.
• —Desde el 1 de noviembre envía alerta semanal de los compromisos que no alcanzarán a ejecutarse, con el nombre del supervisor y del ordenador, y una alerta final cinco días hábiles antes de cada fecha de corte.
• —Cada saldo del informe queda trazado al contrato o acto que lo respalda, con número, fecha y estado en el expediente.
• —El informe muestra el rezago completo, incluidas las dependencias que quedan mal; ninguna cifra se omite del resumen.

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