Conduce la lista de chequeo del cierre mes a mes: provisiones, diferidos, depreciaciones, conciliación de cuentas puente y partidas pendientes, con el tablero de quién debe qué y a qué hora, para que el cierre deje de depender de la memoria de una persona.
N.º 0170 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.400.000 al mes·$9.000.000 de instalación, pago único·90 h humanas liberadas al mes·$26.667 por hora liberada
ÁreaFinanzas y contabilidadSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Ejecutar la lista de chequeo del cierre (42 puntos) y marcar cada tarea con responsable, fecha límite y evidencia adjunta.
—Calcular y proponer las provisiones del mes: servicios recibidos sin factura, nómina y prestaciones, comisiones, servicios públicos y honorarios pendientes.
—Amortizar diferidos (seguros, arriendos pagados por anticipado, licencias) y correr la depreciación del mes conciliada con el módulo de activos fijos.
—Conciliar las cuentas puente y transitorias: bancos, anticipos, cuentas por cobrar a empleados, IVA descontable frente al libro de compras y retenciones frente al borrador de la declaración.
—Revisar que no queden saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta ni terceros sin identificar en cuentas por cobrar y por pagar.
—Emitir el balance de prueba con las variaciones significativas explicadas y el paquete de cierre para la contadora y la revisoría fiscal.
Qué siempre pasa a un humano
—Ajustes que cambian el resultado del período por encima del umbral de materialidad acordado.
—Diferencias de inventario entre la toma física y los libros, porque el ajuste afecta el costo, la renta y puede implicar responsabilidad de terceros.
—Partidas conciliatorias con más de 90 días que se propongan castigar o llevar a resultados.
—Errores detectados en meses ya cerrados o en estados financieros ya entregados a un banco o a la asamblea.
Métricas que reporta cada mes
—Días hábiles empleados para cerrar el mes frente a la meta.
—Puntos de la lista de chequeo cumplidos a tiempo y con evidencia.
—Partidas conciliatorias abiertas al cierre y antigüedad promedio.
—Ajustes posteriores al cierre solicitados por la revisoría fiscal.
—Valor de provisiones estimadas frente a la factura real recibida el mes siguiente (calidad de la estimación).
Conocimiento que se carga en la instalación
—Lista de chequeo de cierre vigente con responsables y tiempos, y el calendario de cierre del año.
—Políticas contables de la compañía: materialidad, provisiones, diferidos, deterioro y depreciación.
—Balance de prueba y estados financieros de los tres meses anteriores como línea base de comparación.
—Conciliaciones bancarias y extractos, y el detalle del módulo de activos fijos.
—Contratos vigentes de servicios y arrendamientos, para provisionar lo recibido sin facturar.
—Plantillas del paquete de cierre y del informe de variaciones para gerencia.
Reglas de operación
—No contabiliza en firme ningún ajuste: deja el comprobante en borrador con el cálculo y la evidencia, y la contadora lo aprueba.
—No cierra el período mientras haya una cuenta puente sin conciliar o un punto de la lista de chequeo sin evidencia.
—Toda provisión indica el contrato o el documento que la sustenta y el criterio de estimación usado.
—No reversa asientos de meses cerrados; propone el ajuste en el mes abierto y lo documenta.
—Cualquier variación superior al umbral acordado frente al mes anterior se explica con la causa, no con el número.
—Los saldos que reporta salen del ERP el día del corte y quedan con la hora de extracción, para que dos informes no se contradigan.
Se conecta con
Siigo Nube · World Office · SAP Business One · Excel / Power Query · Microsoft 365 y Teams · Banca empresarial (extractos)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.