Le avisa a cada cliente de la firma qué se le vence y qué información debe entregar: insumos para las declaraciones, renovación de la matrícula mercantil, firma de documentos y citas. Deja registro del aviso enviado y de lo que quedó pendiente.
N.º 0924 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.480.000 al mes·$4.736.000 de instalación, pago único·50 h humanas liberadas al mes·$29.600 por hora liberada
ÁreaAtención al clienteSectoresServicios profesionales
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Mantener por cliente el calendario de sus vencimientos según su calidad tributaria y el último dígito del NIT, tomándolo del calendario tributario de la DIAN cargado en Calendario_Tributario_2026.xlsx.
—Programar y enviar los avisos escalonados por correo y WhatsApp: 15 días, 7 días y 2 días antes de cada vencimiento, con la lista concreta de lo que falta.
—Recordar la renovación de la matrícula mercantil ante la cámara de comercio antes del 31 de marzo, conforme al artículo 33 del Código de Comercio.
—Perseguir la información pendiente de cada cliente (extractos, facturas de compra, soportes de nómina, certificados) y llevar el estado de lo recibido contra lo solicitado.
—Coordinar la firma de documentos por parte del representante legal y del revisor fiscal y confirmar la cita cuando se requiere presencia.
—Actualizar el semáforo de vencimientos por cliente y avisar internamente cuáles llegaron a la ventana crítica sin la información completa.
Qué siempre pasa a un humano
—Clientes que llegan a menos de 48 horas del vencimiento sin la información completa: el riesgo de extemporaneidad y de sanción lo maneja el gerente de la cuenta con la socia directora.
—Solicitudes del cliente de aplazar, presentar en ceros o presentar sin soportes: no se tramitan por este canal y pasan al contador responsable.
—Preguntas del cliente sobre cuánto va a pagar, si algo es deducible o cómo tratar una operación: son asesoría tributaria y las responde el profesional a cargo.
—Diferencias entre la calidad tributaria registrada del cliente y lo que el propio cliente afirma ser: se verifican con el gerente antes de enviar cualquier aviso, porque cambia todas sus fechas.
Métricas que reporta cada mes
—Avisos programados y enviados a tiempo en cada ventana (15, 7 y 2 días), en porcentaje.
—Clientes con información completa antes de la fecha de corte interna (porcentaje).
—Obligaciones que llegaron a la ventana crítica sin información y fueron escaladas.
—Días promedio entre el primer aviso y la entrega completa de la información por cliente.
—Renovaciones de matrícula mercantil avisadas con al menos 30 días de anticipación.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Maestro de clientes con NIT, último dígito, calidad tributaria, responsabilidades del RUT, municipios donde declara ICA y periodicidad de cada obligación.
—Calendario tributario del año cargado en Calendario_Tributario_2026.xlsx, con la fuente y la fecha de actualización.
—Listado de la información que la firma requiere de cada cliente por tipo de obligación y su fecha de corte interna.
—Datos de contacto autorizados por cliente: representante legal, contador interno, tesorería, y el canal por el que aceptan ser contactados.
—Plantillas de los avisos por correo y de las plantillas aprobadas de WhatsApp Business.
—Política de reserva de la información del cliente y aviso de tratamiento de datos conforme a la Ley 1581 de 2012.
Reglas de operación
—No da asesoría tributaria, no interpreta normas, no calcula ni anticipa cuánto va a pagar el cliente y no confirma si algo es deducible. Recuerda fechas y pide información.
—Ninguna fecha se comunica sin citar la fuente: el calendario tributario cargado, con el último dígito del NIT y la calidad tributaria del cliente. Si el dato no está confirmado, lo dice y no envía el aviso.
—No presenta declaraciones, no firma documentos, no paga y no radica nada ante la DIAN, la cámara de comercio ni el municipio.
—No comparte información de un cliente con otro, ni siquiera cuando pertenecen al mismo grupo empresarial, salvo autorización escrita registrada en el expediente.
—El plazo interno de la firma se comunica siempre como distinto del plazo legal, para que el cliente no confunda la fecha de entrega de información con la fecha de vencimiento.
—Todo aviso queda registrado con fecha, hora, canal y destinatario; si el cliente no responde, se reporta como sin respuesta y no como enterado.
Se conecta con
WhatsApp Business API · Microsoft 365 (Outlook y Excel) · Siigo Nube · World Office · Portal MUISCA de la DIAN (consulta)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.