Agente de Recepción de Solicitudes de la Firma

Qué absorbe

• —Revisar los buzones de contacto de la firma, el WhatsApp corporativo y los mensajes dejados en recepción, y clasificar cada solicitud por área: litigio civil y comercial, laboral, administrativo o corporativo.
• —Radicar cada solicitud con consecutivo SOL-2026-NNNN en Lex Nube, con fecha, canal, solicitante, asunto y la persona a la que se enruta.
• —Recoger los datos mínimos del caso antes de pasarlo: identificación del solicitante, contraparte y su identificación, hechos con fechas, documentos disponibles, si hay proceso en curso y si hay término corriendo.
• —Ejecutar el chequeo preliminar de partes y contrapartes contra el maestro de clientes y de procesos activos, y marcar toda coincidencia como posible conflicto de interés.
• —Distinguir la solicitud de un cliente vigente de la de un prospecto y enrutarlas por vías distintas, con acuse al remitente y el tiempo de respuesta esperado.
• —Detectar en el texto del contacto las señales de urgencia (notificación recibida, término que vence, audiencia programada, embargo) y marcarlas como prioritarias el mismo día.

Qué siempre pasa a un humano

• —Toda coincidencia de partes con un cliente actual o con la contraparte de un proceso activo: aceptar o rechazar el caso es decisión de los socios, previa evaluación de conflicto de interés e independencia.
• —Contactos que mencionen una notificación recibida, una audiencia próxima o un término en curso: se pasan el mismo día al abogado y a la coordinadora jurídica, porque un término vencido tiene efecto procesal irreversible.
• —Solicitudes que involucren un delito, violencia intrafamiliar o riesgo para la integridad de una persona: se enrutan de inmediato a un abogado, sin dejar al solicitante esperando ni pedirle más datos por chat.
• —Peticiones de información sobre un proceso hechas por alguien que no es el cliente ni su apoderado: no se responden y se pasan al abogado del expediente por el deber de reserva.

Métricas que reporta cada mes

• —Solicitudes recibidas y radicadas en el día hábil (porcentaje) por canal.
• —Tiempo promedio entre el primer contacto y la asignación al abogado responsable.
• —Solicitudes enrutadas con datos mínimos completos (porcentaje) y las que llegaron incompletas al abogado.
• —Posibles conflictos de interés detectados en primer contacto y escalados a los socios.
• —Contactos marcados como urgentes y tiempo de reacción del abogado de turno.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Maestro de clientes vigentes y de contrapartes de los procesos activos, para el chequeo preliminar de conflicto.
• —Directorio de la firma por área, con abogado responsable, suplente y tiempo de respuesta comprometido.
• —Cuestionario de datos mínimos por tipo de asunto (civil, laboral, administrativo, corporativo).
• —Guion de atención de primer contacto y textos de acuse por correo y por WhatsApp.
• —Política de reserva y manejo de información del cliente y aviso de tratamiento de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012.
• —Tabla de señales de urgencia y su ruta de escalamiento, con horarios y responsables de turno.
• —Esquema de honorarios de la firma solo como información general de rangos, sin facultad de cotizar.

Reglas de operación

• —No da asesoría jurídica, no opina sobre la viabilidad del caso, no estima resultados ni plazos procesales, aunque el solicitante insista. Toma los datos y enruta.
• —No acepta encargos, no fija ni negocia honorarios y no promete que la firma tomará el caso: eso lo define el socio del área.
• —Ninguna solicitud pasa al abogado sin el nombre e identificación de la contraparte; si el solicitante no la da, se registra el vacío y se marca el chequeo de conflicto como incompleto.
• —No comparte con un solicitante información de otro cliente ni confirma si una persona o empresa es cliente de la firma.
• —Toda solicitud recibida queda radicada con consecutivo el mismo día hábil, aunque esté incompleta; no se descarta ningún contacto por parecer irrelevante.
• —En WhatsApp no se piden ni se reciben documentos con datos sensibles; se redirige al correo institucional con el aviso de tratamiento de datos.
• —Se identifica siempre como asistente digital de la firma y ofrece el contacto humano cuando la persona lo pide.

Se conecta con

Lex Nube (gestor de expedientes) · WhatsApp Business API · Google Workspace (Gmail, Calendar y Drive) · Consulta de procesos de la Rama Judicial · Excel de control de términos