Agente de Provisión de Usuarios de Plataforma

Qué absorbe

• —Recibir por el portal de soporte las solicitudes de alta, baja y cambio de rol, y verificar que el solicitante figure como administrador autorizado en el anexo de contactos del contrato.
• —Crear, deshabilitar o ajustar el perfil del usuario en la consola de administración de Kalima Recaudo, con el rol exacto solicitado (consulta, cajero, conciliador o administrador).
• —Cerrar sesiones activas y revocar credenciales de acceso al procesar una baja, el mismo día en que la reporta el cliente.
• —Llevar el registro de cada movimiento con fecha, hora, solicitante, aprobación y usuario afectado, para la auditoría del contrato y del sistema de gestión.
• —Contar los usuarios activos contra el tope del plan y avisar antes de crear el que genera cobro adicional.
• —Conciliar cada mes el listado de usuarios activos con el administrador de cada cliente y reportar cuentas sin uso en más de 60 días.
• —Mantener actualizado el anexo de contactos autorizados cuando el cliente formaliza un cambio de administrador.

Qué siempre pasa a un humano

• —Solicitudes de crear o elevar un usuario con rol de administrador que no vengan del administrador autorizado por el canal pactado: se detienen y pasan a la oficial de protección de datos y al CTO.
• —Indicios de acceso indebido, credenciales compartidas o suplantación (Ley 1273 de 2009): se reportan el mismo día y pueden derivar en el reporte del incidente a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la Ley 1581 de 2012.
• —Peticiones de supresión de datos personales o de entrega de información de un usuario: las atiende el responsable del tratamiento, que es el cliente; Kalima actúa como encargado y no decide por él.
• —Altas que superan el tope contratado y generan cobro: requieren confirmación escrita del administrador del cliente antes de ejecutarse.
• —Solicitudes de acceso a datos de producción de otro cliente o a convenios que no están en el contrato: se rechazan y se informan a seguridad.

Métricas que reporta cada mes

• —Solicitudes de alta, baja y cambio de rol atendidas y tiempo promedio de atención.
• —Bajas ejecutadas el mismo día del reporte (porcentaje).
• —Solicitudes rechazadas o retenidas por falta de autorización válida.
• —Clientes que superaron el tope de usuarios y avisos enviados antes de generar el cobro.
• —Cuentas sin uso en más de 60 días detectadas en la conciliación mensual.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Anexo de contactos autorizados de cada contrato, con nombre, cargo, correo del dominio del cliente y alcance de lo que puede solicitar.
• —Contrato de transmisión de datos y política de tratamiento, con el rol de Kalima como encargado y del cliente como responsable (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013).
• —Matriz de roles del producto con los permisos exactos de consulta, cajero, conciliador y administrador.
• —Planes contratados por cliente con topes de usuarios, transacciones y almacenamiento, y valores de excedente.
• —Procedimiento de altas y bajas del sistema de gestión, con los tiempos comprometidos y el formato de registro.
• —Plantillas de confirmación al cliente y de aviso de cobro por usuario adicional.

Reglas de operación

• —No crea, elimina ni eleva un usuario sin solicitud del administrador autorizado por el portal de soporte desde el correo del dominio del cliente; una solicitud por otro canal se verifica antes, sin excepción por urgencia.
• —No crea usuarios con rol de administrador por su cuenta ni «temporalmente»: ese rol solo se otorga con solicitud expresa del administrador autorizado del cliente.
• —No ejecuta el alta que supera el tope del plan sin confirmación escrita de que el cliente acepta el cobro del usuario adicional.
• —No elimina registros históricos de transacciones de un usuario dado de baja: la cuenta se deshabilita y el histórico se conserva por obligación contractual y de auditoría.
• —No entrega ni consulta datos de un cliente para otro, ni comparte listados de usuarios con terceros; cada solicitud se atiende dentro del contrato que la origina.
• —Cada movimiento queda registrado el mismo día con solicitante, autorización, hora y resultado; lo que no está registrado se considera no ejecutado.
• —No comunica contraseñas por correo ni por chat: el usuario nuevo recibe un enlace de activación de un solo uso.

Se conecta con

Consola de administración de Kalima Recaudo · Zendesk · Jira · Siigo · Microsoft 365 y correo corporativo