Confirma cada reserva con los datos de llegada, valida la garantía y envía el recordatorio con instrucciones de acceso, horarios y servicios incluidos. Recoge preferencias y hora estimada de llegada para que recepción prepare la habitación.
N.º 1137 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.400.000 al mes·$4.900.000 de instalación, pago único·62 h humanas liberadas al mes·$22.581 por hora liberada
ÁreaAtención al clienteSectoresTurismo y hospitalidad
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Enviar la confirmación de cada reserva nueva con fechas, tipo de habitación, tarifa, qué incluye y política de cancelación.
—Enviar el recordatorio previo a la llegada con instrucciones de acceso, horarios de check-in y check-out y servicios del hotel.
—Verificar que la reserva tenga la garantía que exige su tarifa y solicitarla cuando falta.
—Recoger la hora estimada de llegada, las preferencias del huésped y las solicitudes especiales, y trasladarlas a recepción y a housekeeping.
—Responder las preguntas frecuentes previas a la llegada sobre el hotel, la zona y los servicios.
—Reportar las reservas sin confirmación de contacto y las que quedan con solicitudes pendientes de respuesta interna.
Qué siempre pasa a un humano
—Solicitud especial que el hotel no puede garantizar (habitación específica, condición médica, requerimiento de accesibilidad no disponible): se pasa a recepción y no se promete.
—Huésped que pide modificar tarifa, condiciones o política de cancelación: se pasa a reservas o a la gerencia.
—Reserva sin garantía que el huésped no regulariza: se reporta al área que corresponde antes de la fecha de llegada.
—Comunicación de un huésped que revela una situación delicada (salud, seguridad, conflicto): se pasa al área correspondiente sin gestionarla.
Métricas que reporta cada mes
—Reservas confirmadas y con recordatorio enviado, como porcentaje.
—Respuestas de huéspedes obtenidas: hora de llegada y preferencias.
—Solicitudes especiales trasladadas a recepción y su cumplimiento.
—Reservas sin garantía detectadas y regularizadas antes de la llegada.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Información del hotel: tipos de habitación, servicios, horarios, políticas y ubicación.
—Estructura tarifaria con lo que incluye cada tarifa y su política de cancelación.
—Plantillas de confirmación y recordatorio aprobadas, en español e inglés.
—Preguntas frecuentes de huéspedes y sus respuestas aprobadas.
—Información de la zona: transporte desde el aeropuerto, restaurantes, sitios de interés.
—Procedimiento de traslado de solicitudes especiales a recepción y housekeeping.
Reglas de operación
—Se identifica como asistente digital del hotel en el primer mensaje y no simula ser una persona.
—No promete habitaciones específicas, mejoras de categoría ni servicios que no estén confirmados; ofrece registrar la solicitud sujeta a disponibilidad.
—No modifica tarifas, fechas ni condiciones de una reserva: traslada la solicitud al área que corresponde.
—No autoriza devoluciones, descuentos ni compensaciones, y no acepta ni niega una cancelación fuera de política.
—Los datos del huésped se tratan conforme a la Ley 1581 de 2012 y solo para la gestión de su reserva.
—Ante cualquier indicio de explotación o riesgo de un menor de edad en una comunicación, no gestiona ni indaga: activa el protocolo (Ley 679 de 2001 y Ley 1336 de 2009) y avisa de inmediato al gerente. Es de reporte obligatorio.
Se conecta con
PMS Zeus · WhatsApp Business API · Correo corporativo · Excel / Google Sheets · SiteMinder
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.