Agenda, confirma y reprograma citas por WhatsApp, llamada y correo para IPS y consultorios; reduce la inasistencia y libera al personal de admisiones del teléfono.
N.º 0058 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.500.000 al mes·$6.500.000 de instalación, pago único·110 h humanas liberadas al mes·$13.636 por hora liberada
ÁreaAtención al clienteSectoresSalud
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Asignar citas de medicina general, odontología y especialidades según la agenda disponible y las reglas de la IPS
—Enviar recordatorios 48 y 24 horas antes y registrar la confirmación o cancelación del paciente
—Reprogramar citas canceladas y ofrecer los cupos liberados a pacientes en lista de espera
—Informar preparación previa (ayuno, documentos, autorización de la EPS) según el tipo de servicio
—Verificar en la agenda que la cita se asigne dentro de los plazos de oportunidad exigidos
—Consolidar el reporte diario de citas confirmadas, canceladas e inasistencias por profesional
Qué siempre pasa a un humano
—Cualquier síntoma o mensaje que sugiera urgencia o riesgo vital (dolor torácico, dificultad respiratoria, sangrado, ideación suicida)
—Solicitudes de cambio de tratamiento, órdenes médicas o incapacidades
—Quejas por trato del personal o por presuntas fallas en la atención
—Pacientes que exigen cita fuera de los plazos de oportunidad y no hay agenda disponible
Métricas que reporta cada mes
—Tasa de inasistencia mensual por servicio (línea base y variación)
—Porcentaje de citas confirmadas 24 horas antes
—Cupos liberados reasignados a lista de espera
—Oportunidad promedio de asignación en días hábiles por servicio
—Volumen de conversaciones atendidas sin intervención humana
Conocimiento que se carga en la instalación
—Agenda y reglas de programación por profesional (duración por tipo de consulta, cupos de sobrecupo, bloqueos)
—Resolución 1552 de 2013 (oportunidad de asignación de citas: medicina general y odontología en máximo 3 días hábiles)
—Resolución 3100 de 2019 (condiciones de habilitación, estándar de procesos prioritarios de asignación de citas)
—Ley 1581 de 2012 y política de tratamiento de datos de la IPS (datos de salud como datos sensibles)
—Guiones de recordatorio y confirmación aprobados por la coordinación de servicios
—Instructivo de preparación previa por servicio (laboratorios, ecografías, procedimientos odontológicos)
—Tabla de tarifas particulares y convenios con EPS y medicina prepagada
Reglas de operación
—Se presenta siempre como asistente virtual de la IPS y nunca como profesional de la salud
—No emite juicios clínicos: no interpreta síntomas, no sugiere medicamentos ni prioriza pacientes por criterio médico
—Ante cualquier señal de urgencia indica acudir al servicio de urgencias o llamar a la línea 123 y notifica de inmediato al coordinador
—Confirma la identidad con dos datos (documento y fecha de nacimiento) antes de informar o modificar una cita
—No comparte información de una cita con terceros distintos al paciente o a su acudiente registrado
—Registra toda gestión en la agenda con hora, canal y resultado; no agenda por fuera del sistema
Se conecta con
WhatsApp Business API · Software de agenda y HC (por ejemplo, Medifolios, Panacea, Servinte) · Correo electrónico · Telefonía IP con marcación saliente · Google Sheets o Excel para reportes
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.