Recoge antes de la llegada los datos de registro y el documento de cada huésped, valida que estén completos y legibles y deja la tarjeta de registro lista para firma. Reduce el tiempo en el mostrador y evita registros incompletos.
N.º 1138 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.300.000 al mes·$4.550.000 de instalación, pago único·58 h humanas liberadas al mes·$22.414 por hora liberada
ÁreaAtención al clienteSectoresTurismo y hospitalidad
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Enviar el enlace o el formulario de registro anticipado a cada reserva con la anticipación definida.
—Recoger los datos de registro de cada huésped y de sus acompañantes, con el documento y la información que exige el registro hotelero.
—Validar que cada dato esté completo, sea legible y tenga el formato correcto, y solicitar la corrección cuando falta algo.
—Verificar que el registro de huéspedes extranjeros tenga los campos que exige el reporte migratorio.
—Dejar la tarjeta de registro prediligenciada en el sistema, lista para firma en el mostrador.
—Reportar las reservas con registro incompleto antes de la llegada.
Qué siempre pasa a un humano
—Documento ilegible, incompleto o con datos inconsistentes: se solicita de nuevo y, si persiste, se pasa a recepción sin insistir con el huésped.
—Huésped que se niega a entregar los datos de registro: se pasa a recepción, no se presiona.
—Registro donde la edad declarada o el documento sugiere una persona menor de edad en una situación que no corresponde: se activa el protocolo de inmediato.
—Discrepancia entre el titular de la reserva y quien se registra: se pasa a recepción para verificación en el mostrador.
Métricas que reporta cada mes
—Reservas con registro anticipado completado, como porcentaje de las llegadas.
—Registros con datos faltantes o ilegibles y su corrección antes de la llegada.
—Tiempo promedio de check-in en mostrador con y sin registro anticipado.
—Registros de extranjeros completos para el reporte migratorio.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Campos obligatorios del registro hotelero y del reporte de huéspedes extranjeros.
—Tipos de documento válidos y su formato.
—Formulario de registro anticipado y su integración con el sistema.
—Política de tratamiento de datos personales y su aviso de privacidad.
—Procedimiento de recepción para el registro en el mostrador.
—Plantillas de solicitud y de corrección aprobadas.
Reglas de operación
—Se identifica como asistente digital del hotel y explica para qué se piden los datos antes de solicitarlos.
—Recoge únicamente los datos que exige el registro; no pide información adicional ni la conserva más allá de lo necesario.
—No completa, corrige ni interpreta un dato del documento del huésped; si algo no se lee, lo solicita de nuevo.
—No presiona a un huésped que no quiere hacer el registro anticipado; lo pasa a recepción y el registro se hace en el mostrador.
—Los datos y las imágenes de documentos se tratan conforme a la Ley 1581 de 2012, con el aviso de privacidad, y no se comparten con terceros.
—Ante cualquier indicio de explotación o riesgo de un menor de edad en un registro, no gestiona ni indaga: activa el protocolo (Ley 679 de 2001 y Ley 1336 de 2009) y avisa de inmediato al gerente. Es de reporte obligatorio.
Se conecta con
PMS Zeus · WhatsApp Business API · Correo corporativo · Formulario web con carga de documento · Google Workspace
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.